Yili đdare faalđyet raporu 1
Yüklə 1,46 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
1. Maliye Bakanlığının geliştirdiği ve “e- bütçe” ve “SAY-2000” sistemi ile Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı ve yetki devri yapılan birimlerin ödeneklerinin kontrolü internet ortamda yapılarak, iş ve işlemleri gerçekleştirilmektedir. 2. Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği “Kamu Satınalma Platformu” üzerinden Tedarik Şube Müdürlüğü tarafından gerçekleştirilen ihalelerin ihale kayıt numarası, ihale ilanı, yasaklılık teyidi v.b. iş ve işlemleri internet ortamında gerçekleştirilmektedir. 3. Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan bir program aracılığı ile takip edilmektedir.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği e- bütçe ile Bakanlığımızın ve harcama yetkisi devredilen birimlerin ödeneklerinin kontrolü elektronik ortamda yapılmaktadır. Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan bir program aracılığı ile takip edilmektedir.
Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği “Kamu Satınalma Platformu” üzerinden Başkanlığımız tarafından gerçekleştirilen ihalelerin ihale kayıt numarası, ihale ilanı, yasaklılık teyidi v.b. iş ve işlemleri internet ortamında gerçekleştirilmekte iken, Eylül ayından itibaren Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği EKAP platformuna geçildi.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği “e- bütçe” sistemi ile Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı ve yetki devri yapılan birimlerin ödeneklerinin kontrolü internet ortamda yapılarak, iş ve işlemleri gerçekleştirilmektedir. 7. Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan bir program aracılığı ile takip edilmektedir. Eylül ayından itibaren Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği EKAP platformuna geçildi. 8. Ayniyat Saymanlığı (Taşınır Mal Birimi) tarafından Strateji Geliştirme Başkanlığı’nca 2007 yılında hizmete sunulan Taşınır Net Programı aracılığı ile Başkanlığımız taşınırlarını takip etmekte ve Taşınır Yönetim Hesabını vermektedir. 9. Đnsan kaynaklarında Başkanlığımızın personel sayısında değişiklikler olmuş ve bu değişikliklerden dolayı personelimizin eğitim durumunda artış olmuştur.
Başkanlığımız tarafından yürütülen faaliyetlerin iş hacmi artmıştır. İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2010
IV – KURUMSAL KABĐLĐYET VE KAPASĐTENĐN DEĞERLENDĐRĐLMESĐ A – ÜSTÜNLÜKLER 1. Tahakkuk Şube Müdürlüğü; Başkanlığımızın her türlü ödemeye esas olmak üzere olan Tedavi yardımları, Telefon, Elektrik, Doğalgaz, Su, Temizlik, Taşıma, Özel Güvenlik, Mal ve Hizmet alımları, ödenek takibi ve aktarımları Başkanlığımız Personelin maaş ve yollukları özverili bir şekilde başarıyla yürütmektedir.
Bakanlığımız merkez ve ek hizmet binasında faaliyetlerini yürütmeye devam etmektedir. Binanın işletimi ve güvenliği özelleştirilerek hizmetler hantal yapıdan kurtarılmış, özellikle bina otomasyonu için alınan hizmet ile vasıflı personel sayesinde bina ile ilgili sorunlar doğmadan çözümü yoluna gidilmektedir ve bu da tüm personelin minimum sorun ile hizmetlerini sunmasını sağlamaktadır. Örneğin; 2008 ve 2009 yılı yaz aylarında Ankara’da meydana gelen su kesintilerinde binamızın V 1
3 , V
2 : 248,79 m 3 , V
3 : 273,60 m 3 kapasiteli sürekli bakım ve kontrolü yapıldığı için çalışır halde bulunan su depoları sayesinde hiç su kesintisi olmamış ve personelimiz mağdur edilmemiştir. Ayrıca klima santrallerinin bakımı sürekli yapıldığından binanın ısıtma ile soğutmasında bir sorun yaşanmamış, asansörlerimizin bakımı periyodik aralıklarla aksatılmadan yapılmıştır.
Bakanlık hizmet binamızda 2009 ve 2010 yılında alınan tedbirlerle genel giderlerinde de tasarruf sağlanmıştır.
Bakanlığımız merkez ve ek hizmet binasında faaliyetlerini yürütmeye devam etmektedir. Binanın işletimi ve güvenliği özelleştirilerek hizmetler hantal yapıdan kurtarılmış, özellikle bina otomasyonu için alınan hizmet ile vasıflı personel sayesinde bina ile ilgili sorunlar doğmadan çözümü yoluna gidilmektedir ve bu da tüm personelin minimum sorun ile hizmetlerini sunmasını sağlamaktadır. Örneğin; 2008 ve 2009 yılı yaz aylarında Ankara’da meydana gelen su kesintilerinde binamızın V1:273,60 m3, V2: 248,79 m3, V3: 273,60 m3 kapasiteli sürekli bakım ve kontrolü yapıldığı için çalışır halde bulunan su depoları sayesinde hiç su kesintisi olmamış ve personelimiz mağdur edilmemiştir. Ayrıca klima santrallerinin bakımı sürekli yapıldığından binanın ısıtma ile soğutmasında bir sorun yaşanmamış, asansörlerimizin bakımı periyodik aralıklarla aksatılmadan yapılmıştır.
NOT : 2008 yılında Ek Hizmet Binasının elektrik sistemlerinin Ana hizmet binasına bağlanmasına rağmen, Enerji Tasarrufu Tedbirleri doğrultusunda Merkez ve Ek Hizmet Binasında mevcut ampuller yerine, tasarruflu ampullerle değiştirildiğinden ve bazı gereksiz lambaların devre dışı bırakılarak tasarrufa gidilmiştir. Bu tasarruflar doğrultusunda elektrik tüketiminde düşüş sağlanmıştır. 2010 Yılında ise klima santrallerinin hafta sonları çalıştırılması nedeniyle günlük tüketimde artış gözlemlenmiştir.
NOT: Bakanlığımız hizmet binası bahçesinin sulamasında şebeke suyu devreden çıkarılmış, Söğütözü DKMP Şube Müdürlüğü ve Turhan Günay Toplantı Salonu’nun bulunduğu bahçedeki kuyudan yaklaşık 500 m’lik su ishale hattı döşenerek yaptırılan 100 m3’lük depoya su getirilmiş ve bahçe sulaması kuyu suyu ile yapılmıştır. Bunun yanında bu işlemlerin bitmesi ve su deposunun hizmete girmesine kadar da geçici olarak döşenen boru hattı ile 2008 yılından itibaren bahçe sulaması tamamen kuyu suyu ile yapılmıştır. İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2010
Tablo 35: Bakanlık Hizmet Binası 2009 ve 2010 Yılı Doğalgaz Harcaması
Günlük Ortalama (m3) 2010 Yılı Günlük Ortalama (KW) 1147 885
NOT: Bakanlık hizmet binamızda enerji tasarrufu tedbirleri çalışmaları sonucunda doğalgaz tüketiminde günlük tüketim miktarında azalma görülmüştür. 12 ay ortalaması baz alınmıştır. 5. Döner Sermaye Koordinasyon Şube Müdürlüğü 81 il ve Merkezdeki Döner sermaye Đşletme Saymanlıkları ile koordineli çalışması Döner Sermaye Bütçesinde bir bütünlük sağlamıştır.
2004 yılından beri akaryakıt alımlarımız taşıt tanıtma sistemiyle yapılmakta ve bu sayede ihaleyi kazanan firmaya ait Türkiye genelindeki akaryakıt istasyonlarından ihtiyacımız karşılanmıştır ve 2010 yılında da karşılanmaya devam edilmektedir. 7. 2010 yılında da Başkanlığımız bünyesinde fiilen çalışan personel sayısı yetersiz olmasına rağmen 5018 Sayılı Kanun hükümleri kapsamında, süreklilik arz eden mal ve hizmet alımı ihalelerinin ertesi yıla yüklenmeli olarak yapılmasına devam edilmiş olup, Başkanlığımız tarafından yapılan bu kapsamdaki ihalelerin tamamı ertesi yıla yüklenmeli olarak gerçekleştirilerek;
Mali yıl sonu baz alınarak yapılan ihalelerde; her bir mali yılın Aralık ayının son günü sözleşmelerde iş bitim günü olarak belirlenmek zorunda kalındığından, sözleşmelerin bu dönemine ilişkin muayene ve kabul, hak ediş ve tahakkuk işlemleri v.b. iş ve işlemlerde Đdare ve Yükleniciler adına ortaya çıkan sorunların ortadan kaldırılmasını,
Başkanlığımız tarafından gerçekleştirilen bu kapsamdaki ihalelerin, hedeflenen iş programları ve hazırlanan iş süreçleri kapsamında planlı ve programlı olarak sonuçlandırılmasını,
2008 yılında düzenlenen yönerge 2010 yılında yeniden düzenlenmiş ve 01/04/2010 tarihinde yürürlüğe girmiştir.
Maliye Bakanlığının geliştirdiği e- bütçe ile harcama yetkisi devredilen birimlerin ödeneklerinin kontrolü elektronik ortamda yapılmış olup, Doğrudan Temin yoluyla yapılan günlük alımların kaydı ve kontrolü personelimiz tarafından yapılan bir program aracılığı ile takip edilmesi, 9. Başkanlığımızın her türlü ödemeye esas olmak üzere olan Tedavi Yardımları, Telefon, Elektrik, Doğalgaz, Su, Temizlik, Taşıma, Özel Güvenlik, Mal ve Hizmet Alımları, Ödenek Takibi ve Aktarımları, Başkanlığımız Personelinin Maaş ile Yollukları özveri gerektiren bir çalışma ile takip edilmekte ve yerine getirilmektedir.
Başkanlığımız hizmetlerini yerine getirirken görev alanına giren konularla ilgili olarak eğitimli ve kalifiye personel sıkıntısı çekilmeye devam edilmektedir.
Özel Güvenlik Personel sayısı Özel Güvenlik Komisyon Kararında belirtilen sayıdan eksiktir. 3- Đl veya Araştırma Müdürlüklerince, Araç Envanterlerindeki değişikliklerin Başkanlığımıza bildirilmemesi,
Başkanlığımız görev ve sorumluluk alanına giren konulardan olan ihalelerin, ilgili mevzuatından kaynaklı olmak üzere konusuna hâkim uzman personel tarafından dikkat ve titiz bir çalışma gerektirmesi ile ihale iş sürecinin uzun bir zaman aralığında gerçekleştirilmesinden dolayı ihalelerin iş programlarına uygun olarak zamanında ve sorunsuz gerçekleştirilmesini sağlayabilmek için Başkanlık bünyesinde teşkilat yapısında değişiklik yapılarak Đhale Şube Müdürlüğü olarak örgütlenmesine ihtiyaç duyulması,
Başkanlığımız hizmetlerini yerine getirirken görev ve sorumluluk alanına giren konularla ilgili olarak eğitimli ve kalifiye personel sıkıntısı çekilmeye devam edildiği ile ayrıca sürekli değişen mevzuatı takip edecek düzeyde kalifiye personel ihtiyacının ortaya çıkmış olması, 6- Başkanlığımız örgüt yapısında değişiklik ihtiyacımız devam etmektedir. İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2010
Genel Evrak Şube Müdürlüğünde evrak akışının yoğun olması nedeniyle ve Müdürlüğün Gelen ve Giden evrak şefliklerinin olmaması, ayrıca yeterli sayıda vasıflı personel bulunmadığından hizmetler yerine getirilirken oluşan aksamalar, Başkanlığımız ana faaliyet konusuna giren iş ve işlemlerin devamlılığını sağlayabilmek için ayrı bir şube olarak örgütlenmesine ihtiyaç duyulan ihale şubesinin olmaması,
Đş yükünde meydana gelen artışı karşılayabilmek, hizmetleri aksatmadan yerine getirebilmek için olağan üstü gayretler sarf edilmektedir. Bu iş yükünü sorumluluk ve takip açısından devredilebileceği Başkan Yardımcılarının olmaması, 7- Binanın işletim sisteminin yeterli olmaması, 8- Personelin (memur ve sürekli işçi statüsü) özlük haklarının iyileştirilmesi gibi sorunlarının devam etmesi,
1. Üstünlükler ve zayıflıklarımıza bakıldığında Başkanlığımıza ait görevlerden ulaşım, zaman, kaynaklarda tasarruf, iş ve işlemleri yerine getirmede etkinlik v.b. konularda avantaj sağladığı görülmektedir. Bunun yanında eğitimli personel yetersizliğimizin, örgüt ve teşkilat yapımızdaki eksikliklerde hizmetlerimizi yerine getirirken dezavantaj sağlamaktadır, ancak Başkanlığımız personelinin olağanüstü gayretleri, çalışma disiplini ve düzenli olması sayesinde hizmetlerimiz aksatılmadan yerine getirilmektedir.
Personelin yapmış olduğu hizmeti daha etkili bir şekilde yürütebilmesi için Hizmetiçi Eğitimlerin arttırılması ve personelin verimliliğin yükseltilmesi için mükafatlandırma yapılması gerekmektedir.
Başkanlığımızın personel ihtiyacı 2011 yılında Personel Dairesi Başkanlığına bildirilecektir. 4. Başkanlığımız tarafından personel ihtiyaçları giderilene kadar mevcut personel ile görev sorumluluk alanına giren hizmetlerin aksatılmadan yerine getirilmesine devam edilecektir. Kalifiye personel sıkıntısı tamamlandığında hizmetlerimizin hızı ve kalitesi daha da artacaktır. İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2010
V – ÖNERĐ VE TEDBĐRLER 1 – Öneriler
Başkanlığımız görev ve sorumluluk alanına giren hizmetlerin etkili ve verimli bir şekilde yürütülebilmesi için, personelin bilgi ve donanımının arttırılması amacıyla kurum içi ve kurum dışı hizmet eğitimlerine ağırlık verilerek yeterli bütçesel kaynak ayrılmalı, bu eğitimler çalışma konuları doğrultusunda çeşitlendirilmelidir.
Başkanlığımız görev ve sorumluluk alanına giren hizmetlere yönelik olarak hazırlanan yürürlükteki yönergesinin, uygulamada ortaya çıkan ihtiyaçlara göre tekrar gözden geçirilerek yenilenmesi yapılmalıdır. 3. 2009 yılı ve önceki yıllarda gerçekleştirme görevliliği yetki devri Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığına yapılmış birimlere ait talep yoğunluğu ve çeşitliğinin fazla olması ve temsil ettiği makam gereği talep konusu mal ve hizmet alımlarına ilişkin iş ve işlemlerinin ivedilikle yerine getirilmesi zorunluluğunun ve sorumluluğunun olması nedenleriyle; bürokratik işlemlerinin azaltılması, hizmetin daha kısa sürede yerine getirilmesi, verimliliğinin artırılması, aynı konuyla ilgili hizmetlerin aynı birimde toplanarak kontrol ve etkinliğinin artırılması amacıyla Özel Kalem Müdürlüğü ve Hukuk Müşavirliği yetki devirlerinin Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığına yapılmaması gerekmektedir. 4. Başkanlığımızca gerçekleştirilen ihalelerin “e-ihale” kapsamında Kamu Đhale Kurumunun geliştirdiği “Kamu Satınalma Platformu” üzerinden yapılması ile ilgili olarak; Kamu ihale Kurumu tarafından yönetilen bu sürecin yakından takip edilmesi ile bu sürece ilişkin olarak ortaya çıkabilecek ihtiyaçların zamanında ve eksiksiz olarak giderilmesine yönelik idari, mali ve teknik tedbirlerin alınması gerekmektedir. 5. Taşınır Net Programındaki bazı taşınırlara alt düzey kodlarının verilmesi işlemlerin daha sağlıklı yapılmasını sağlayacaktır.
Đş yükünün çok olduğu ve kalifiye personelin çalışmayı tercih etmediği Başkanlığımızda çalışmayı cazip hale getirmek personelin verimliliğini arttırmak, Başkanlığımızda çalışmayı talep eden personel arasından en iyisini seçebilmek amacıyla eleme yapılabilmesini sağlamak için personele ek tazminat verilmeli ve mükâfatlandırılmalıdır.
Kamu Konutları Yönetmeliğinin 8. maddesine göre görev tahsisli unvanlarda bulunan personelin görev süresi boyunca lojmandan çıkarmak mümkün olmadığından 15-20-25 yıla kadar lojmanda oturan personel bulunmaktadır. Bu nedenle Yönetmelikte değişiklik yapılmasını teklif ederek, aynı ilde hangi görev tahsisli unvanda bulunursa bulunsun en fazla 15 yıl aynı il merkezinde oturabilir şeklinde Yönetmeliğin değiştirilmesi, 8. Bakanlığımız bünyesinde kullanımına açılmış olan EDYS sisteminde sıkıntı yaşanmakta olup, buda çalışma ortamındaki işlerde eksikliklere ve zaman kaybına neden olmaktadır.
Genel Evrak Şube Müdürlüğünde Gelen ve Giden Evrak Şefliklerinin kurulması, 10. EDYS programı çerçevesinde Başkanlığımız Genel Evrak Şube Müdürlüğünün evrak kayıt numarası verememesi ve dış birimlere gönderilecek evrakların kayıt edememesi nedeni ile Bakanlığımız birimlerinin EDYS’yi tam olarak kullanması gerekmektedir. 11. Đnşaat Emlak ve Makine Đkmal Şube Müdürlüğünde en az şeflik düzeyinde örgütlendirilmesi ve bina işletim sisteminin güçlendirilmesi,
Đdari ve Sosyal Đşler Şube Müdürlüğü bünyesinde;
- 1 Gıda Mühendisi veya Diyetisyen, - 2 Hemşire,
- Hizmetlerle ilgili Teknik Şartname hazırlayabilecek 3 Bilgisayar Đşletmeni, - Evrak kayıt iş ve işlemlerini yapacak 3 Bilgisayar Đşletmeni veya VHKĐ ile takviye edilmesi, 13. Başkanlığımız ana faaliyet konusuna giren hizmetlerin zamanında yerine getirilebilmesi, kaynakların etkin ve verimli kullanılabilmesi, hizmetin devamlılığın sağlanabilmesi, eş zamanlı ihtiyaçların karşılanabilmesi için ayrı bir ihale şubesinin kurulması, ayrıca ihale ve satın alma hizmetlerinin yürütülmesi için 9 adet personele ihtiyaç duyulmaktadır.
Başkanlığımızın kalifiye personelle takviye edilmesi gerekmektedir. İDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ BAŞKANLIĞI 2010
2– Tedbirler 1. Hizmet içi eğitimler, kalifiye personel ve Başkanlığımız hizmetlerinin yürütülmesi için ihtiyaç duyulan şeflikler için Personel Dairesi Başkanlığı ile yazışmalar yapılarak, çözüm bulunmaya çalışılacaktır. Bu konudaki ihtiyaçlarımız çözümlenene kadar da mevcut personel ve örgüt yapısı ile hizmetlerin aksatılmadan yerine getirilmesine devam edilecektir.
Bakanlık hizmetlerinin etkili bir şekilde yürütülebilmesi için personelin bilgi ve donanımının arttırılması için hizmet içi eğitimlere daha çok zaman ve kaynak ayrılmalıdır.
Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığı 02/05/2005 – 14/04/2008 tarihleri arasındaki faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler, Teftiş Kurulu Başkanlığı Müfettişleri tarafından denetlenmiş ve bu denetime ilişkin olarak düzenlenen 12/06/2008 tarihli “Genel Durum Raporunda”; Başkanlığımızda personel ihtiyacının son derece önemli bir sorun olarak kendisini gösterdiği belirtilmiş ve alınması gereken tedbirler olarak da merkezi birimlerin harcama yetkisi devir işlemlerinin sona erdirilmesi, tüm harcama birimlerinin kendisi için gerekli olan sarf malzemeleri ile demirbaşlarını kendilerinin almalarının sağlanması istenilmiş olup; Đdari ve Mali Đşler Dairesi Başkanlığının Strateji Geliştirme Başkanlığına hitaplı 31/12/2008 tarih ve 8015 sayılı yazısıyla 2009 yılında yetki devri yapılmaması için talepte bulunulmuştur. 2011 yılında da tekrar başvurulacaktır. 4. Başkanlığımızın personel ihtiyacı Personel Dairesi Başkanlığına bildirilecektir.
Yüklə 1,46 Mb. Dostları ilə paylaş:
|