Rəyçilər: Yeganə Qəhrəmanova

Üçüncü şəxs adından rəsmi nota
Bu sənəd, formal nöqteyi nəzərindən, verbal notalar kateqoriyasına aid edilə bilər. Bəzən onları məzmun hissəsindən və həmin sənədlərin əhəmiyyətindən çıxış edərək ayırırlar. Nota ümumən qəbul edilmiş beynəlxalq dildə milli gerblə bəzədilmiş rəsmi blankda, ünvanın göstərilməsi ilə çap edilir və aşağıdakı sözlərlə başlanır:
Səfirlik... Xarici işlər nazirinə öz hörmətini izhar (ifadə) edir və Sizi ... məlumatlandırmaqdan... (yaxud) Sizin diqqətinizi ... çəkməkdən şərəf duyur.
Sonra notanın məzmunu gedir və sənəd aşağıdakı nəzakər formulu ilə bitir:
Səfirlik, fürsətdən istifadə edərək, Xarici işlər nazirinə öz dərin hörmətini izhar edir (ifadə edir, bildirir).
(tarix) (göndərənin inisialları və səfirliyin möhürü)

Rəsmi nota həmçinin diplomatik missiyalar arasında standart ünsiyyət formasıdır.

Verbal nota
Verbal nota, çox güman ki, ən geniş yayılmış diplomatik sənəddir.
“Verbal nota” ifadəsi “ciddi diqqətə alınmalı olan kağız” mənasını daşıyır.
Verbal notaya münasibət vaxt keçdikcə dəyişmişdir. Diplomatik sənədlərin seçiminə “klassik diplomatiya” adlanan dövrdə xüsusi həssaslıqla yanaşırdılar. Y.Y.Solovyovun “Diplomatın xatirələri” kitabından misal:
“1909-cu ildə Rusiya XİN Peterburqdakı Avstriya-Macarıstan səfirliyi ilə yalnız verbal notalarla əlaqə saxlamağı məqbul sayırdı. Bu gərgin münasibətlərin əlaməti kimi qiymətləndirilirdi”.
Bizim zəmanədə verbal notanın göndərilməsini bədxahlıq əlaməti kimi qəbul etmək heç kimin ağlına gəlməz. Diplomatik praktikada kollektiv notalara da rast gəlinir. Məsələn, bütün diplomatik korpus, yaxud səfirliklər qrupu adından.
Xarici İşlər Nazirliyi və səfirliklər bu diplomatik sənəd növünü yazışmada kifayət qədər geniş məsələlər dairəsi üzrə istifadə edirlər. Çoxsaylı verbal notaların məzmununu siyasi, iqtisadi, elmi-texniki, mədəni məsələlər, viza sorğusu, təmsiledici xarakterli informasiya təşkil edir.
Verbal nota üçüncü şəxs adından yazılır və adətən rəsmi nota ilə eyni formada ifadə olunur və yüksək keyfiyyətli gerbli kağızda çap edilir. Ünvan birinci vərəqdə sol aşağı küncdə göstərilir. Eyni ünvan zərfin üzərində çap edilir. Nota komplimentlə başlayır və bitir. Notanın əvvəlində alıcının və göndərənin tam adı yazılır:
Xarici İşlər Nazirliyi... Səfirliyə öz ehtiramını bildirir və ... verməyindən şərəf duyur...
Yekun komplimentdə göndərənin qısa adını vermək olar:
Fürsətdən istifadə edərək, Nazirlik Səfirliyə bir daha öz dərin ehtiramını izhar edir.
Bəzən komplimentdə “fürsətdən istifadə edərək” sözləri buraxılır. Məsələn, notada hansısa qəzalar və digər xoşagəlməz xəbərlər barədə məlumat verilirsə:
Nazirlik Səfirliyə öz dərin hörmətini izhar edir.
Bəzi dövlətlərdə, məsələn ABŞ-da, yekun nəzakət formulu buraxılır.
Cavab notasının əvvəli bu cür olacaq:
Xarici İşlər Nazirliyi... Səfirliyə öz dərin hörmətini bildirir... və Səfirliyin ... № (gün, ay, il) nota ilə əlaqədar aşağıdakıları bildirməkdən şərəf duyur…
Nota səfirlik, yaxud dövlət nümayəndələrinin hərəkətləri ilə bağlı etiraz ehtiva edirsə, kompliment buraxılır. Matəm elan edilən, başsağlığı verilən zaman da komplimentdən istifadə edilmir.
Verbal nota göndərmə nömrəyə və tarixə malikdir, mətnin sonunda göndərmə tarixinin yanında XİN, yaxud səfirliyin möhürü ilə bağlanılır.
Verbal notanın protokol formulları şəxsi notanın protokol formullarından fərqlənir:
Xarici İşlər Nazirliyi öz ehtiramını bildirir və aşağıdakıları elan etməkdən şərəf duyur...
Viza verbal notaları adətən aşağıdakı formada olurlar:
XİN Səfirliyə öz ehtiramını bildirir... və (şəxslərin siyahısı gedir) giriş-çıxış vizalarını vermək iltifatını göstərməyinizi xahiş etməkdən şərəf duyur.
Yekun kompliment:
Nazirlik xahişinin yerinə yetirilməsinə görə Səfirliyə əvvəlcədən öz təşəkkürünü bildirir.