L naziRLİYİ azərbaycan döVLƏT İQTİsad universiteti
İdarəetmə prosesində informasiyanın təşkili və istifadəsi
Yüklə 0,84 Mb. Pdf görüntüsü
|
|
2.2. İdarəetmə prosesində informasiyanın təşkili və istifadəsi xüsusiyyətləri
Məlumdur ki, idarəçilikdə çox rəngarəng və böyük miqdarda məlumatlar dövr edir və get-gedə artmaqdadır. Bu məlumatların bir hissəsi birbaşa idarəetmə xüsusiyyəti daşıyır və əks-əlaqələrin yaradılması və icra edilməsi ilə əlaqədardır. Məlumatların böyük bir hissəsi isə dövlətin ictimaiyyətlə, onun fərqli şərhləri ilə, milyonlarla insanın istəkləri və maraqları ilə ikitərəfli əlaqələrini özündə göstərir. Bu nöqteyi-nəzərdən idarəetmə prosesinin zəruri məlumatlarla təchiz olunması, dövlətin, vətəndaşların bu məlumatları əldə etməsi imkanlarının çoxaldılması üçün məlumatın təşkili sisteminin təkmilləşdirilməsi, bütövlükdə səmərəli məlumat sisteminin yaradılması və inkişaf etdirilməsi son dərəcədə zəruridir. İdarəçilikdə məlumatın əldə edilməsi sisteminin başlıca funksiyaları özündə aşağıdakıları birləşdirir: a) qərar verəcək şəxsin dəqiq məlumatlarla vaxtında təchiz edilməsi; b) məlumatda keyfiyyət dəyişikliklərinin edilməsi mümkünlüyünün olması, yəni həmin məlumatın işlənilməsi yolu ilə işçilərin başa düşə biləcəyi forma və miqdara salınması; c) obyektiv məlumatlara əsaslanmaqla qərar vermək və həyata keçirmək üçün menecerə şəraitin yaradılması. Belə işlərin icra edilməsi idarəetmə sisteminin informasiya təchizatını səmərələşdirməyə, real dəyərlərə əsaslanan dəqiq inzibati-sərəncam qərarları çıxarmağa imkan verir. Hər bir təşkilatda idarəetmə informasiyasının təşkili problemi mövcud olur ki, onların da həlli ümummilli səylər tələb edir. Burada hər şeydən əvvəl, idarəetmə informasiyasının hərəkəti və onun parametrlərinin müəyyənləşdirilməsi nəzərdə tutulur. İdarəetmə sistemində informasiyanın təşkilinin mahiyyətini daha dərindən başa düşmək üçün dövlət idarəetmə orqanlarında informasiyanın hərəkətini gizləməyə çalışaq. Qeyd edək ki, mövcud idarəetmə praktıkasında informasiya hər şeydən əvvəl ayn-ayn şaquli quruluşlar çərçivəsində yığılır və mahiyyətinə görə sahə xarakterlidir. Məlumatların əldə edilməsinin bu qaydası aşağıdakı formada bir sıra çətinliklərin və ziddiyyətlərin yaranmasına gətirib çıxarır.
33 İdarəetmə strukturları məlumatı başlıca olaraq idarəetmə və nəzarət işlərini yerinə yetirmək məqsədilə toplayırlar. Məhz bu baxımdan dəqiq səlahiyyət və öhdəlik çevrəsinə malik olan hər bir struktur ancaq öz funksiyalarını icra etməkdən ötrü zəruri olan məlumatları toplayır və bu məlumatları özünə münasib olan formada qaydaya salır. Başqa cür ifadə etsək, dövlət strukturlarında mövcud olan məlumatlar onların daxili tələbatlarına müvafiq olaraq toplanır, işlənilir, təhlil olunur, sənədləşdirilir və bu məlumatların digər məqsədlər üçün yenidən onlardan istifadə olunması (həmçinin, əhali və sosial biliklərtərəfindən) ancaq və ancaq zəruri məlumatın mövcud olması ilə bərabər, həm də belə məlumatın verilməsi formasına görə qadağan edilmiş olur. İdarəçilikdə informasiyanın təşkilatdaxili hərəkət sxemini özünəməxsus piramidaya bənzətmək olar. Hər bir idarəetmə orqanı daxilində informasiya mübadiləsi qarşı-qarşıya axını prinsipi üzrə təşkil olunur, informasiya aşağıdan yuxarıya rəqəmlər, şərhlər, hesabat materialları və s. formasında ötürülür. Bir qayda olaraq informasiya axını bir neçə aralıq «süzgəclərdən» keçərək (bölmə, müəssisə, rayon, baş idarə, nazirlik və s.) yuxarıya çatdırılır. «Süzgəc» nə qədər yuxarıda olarsa verilənlərin, cədvəllərin, sxemlərin təhlilinin məqsədi daha çox aydın olur, bunların əsasında ümumi xarakterli nəticələrə gəlinir və bütövlükdə şərhin (interpretasiyanın) yekunu kimi ümumi məlumat bloku almır. Ən yuxan səviyyədə informasiya ərazi məlumatlarının geniş sferasını əhatə etməklə özünün predmetliliyini və konkretliyini itirməyə başlayır. Əhəmiyyətli dərəcədə ümumi- ləşdirmə (ortalama) ona gətirib çıxarır ki, detallar və xırdalıqlar buraxılmış olur. İnformasiyanın əksinə (yuxandan aşağı) hərəkəti əmrlər, normativ aktlar, qərarlar, metodik göstərişlər, təlimat xarakterli digər materiallar vasitəsi ilə ötürülür. Piramidanın aşağı pillələrində bu informasiyaya şərhedici və detallaşdırıcı məlumatlar əlavə olunur ki, bəzən bunlar informasiyanın mahiyyətinin düzgün başa düşülməməsinə, təhrif olunmasına səbəb ola bilir. Qeyd etmək lazımdır ki, informasiyanın aşağıdan yuxan hərəkəti zamanı konkret detalların yoxa çıxması və ümumiləşdirmələrin payının artması tamamilə təbii haldır və qüsur kimi qəbul oluna bilməz. Konkret ümumiləşdirmələrin
34 qiymətləndirilməsi isə ilkin informasiyanın keyfiyyətindən asılı olur. Həqiqətdə isə ciddi problem bundan ibarətdir ki, verilənlərin şərhi və ümumiləşdirilməsi ənənəvi olaraq piramidanın yuxan pillələrində həyata keçirilir. Aşağıda isə yalnız ilkin məlumatların toplanılması baş verir. Buna görə də yerli miqyaslı bir çox problemlər ilkin məlumatlarda öz əksini tapmış olsa da yekun ümumiləşdirmədə əks olunmur və dövlət orqanlarının diqqətindən yayınmış olur. Müəyyən mənada bu bütün şaquli strukturların ümumi problemidir. Qismən isə belə vəziyyət ölkədə sovet dövründə mövcud olmuş idarəetmə sistemindən miras kimi qalmışdır. İdarəetmə prosesinin informasiya təminatı ilə bağlı daha bir problem təşkilatlararası qarşılıqlı fəaliyyətin mürəkkəbliyindən, üfüqi istiqamətdə informasiya mübadiləsinin çətinliyindən ibarətdir. Əgər informasiyanın bir təşkilat daxilində şaquli mübadiləsi müəyyən dərəcədə tənzimlənmişdirsə də (ilk növbədə vəzifə təlimatları ilə), informasiyanın müxtəlif təşkilatlar arasında dövr etməsi təşkilati maneələr səbəbindən çətin baş tutur. Bir sıra hallarda təşkilatın informasiyam digər təşkilata ötürməyə borclu olduğunun aşkar görünməsinə baxmayaraq bu baş vermir. Təşkilatlararası informasiya mübadiləsinin çətinliyinin başqa bir tərəfi isə bu məlumatların əldə olunma, işlənmə və saxlanma metodikalarının fərqli olmasından ibarətdir ki, bu da müxtəlif təşkilatların hətta yalnız dövlət idarəetmə sistemində birgə istifadəsini çətinləşdirir. Ən önəmli məsələlərdən biri də özünü onda göstərir ki, məlumatın yığılma- sına cavabdeh olan dövlət strukturlarının fəaliyyəti adətən dövlət idarəetmə prose- sindən kənarda qalan təşkilatlara, əhaliyə məlumatların ötürülməsinə istiqamət- lənməmişdir. Bu işdə əsas məsələ idarəetmə strukturlarından informasiyanın toplanmasının mürəkkəbliyindən daha çox məlumatın xarakterindən asılıdır. Yəni, idarəetmə strukturları adətən çox az hallarda əməkdaşların, müxtəlif toplumların və təşkilatların planlarına və ehtiyaclarına cavab verən və ancaq mütəxəssislərin yox, həm də bütün insanların başa düşə biləcəyi məlumatlar dəstinin istifadəyə uyğunlaşdırmaqla məşğul olurlar. Bu orqanlarda informasiyaya çıxış infrastrukturunun yaradılmasına az səy göstərilir və hətta ictimaiyyətin informasiya
35 ilə təmin olunmasının bəzi dövlət orqanlarının vəzifəsi olsa da bu məsələ bir qayda olaraq prioritet məsələ hesab edilmir. Bütün bunlar idarəetmə orqanlarında informasiyanın təşkili sisteminin qeyri- mükəmməlliyini və informasiyanın hərəkəti ilə bağlı bir sıra nöqsanların olduğunu göstərir. İnformasiya sistemlərinin təşkilində ən başlıca məsələ informasiya axınlarının təşkilindəki nöqsanların aradan qaldırılmasıdır. Bu cür nöqsanlar müxtəlif və çoxcəhətlidir. Burada ilk növbədə eyni informasiyanın paralel keçməsi, verilməsi halını qeyd etmək lazımdır. Eyni qəbildən olan məlumat və göstəricilər müxtəlif idarəetmə bölmələri, müxtəlif qrup adamlar tərəfindən toplanır və işlənib hazırlanır. Nəticədə fəaliyyətin səmərəliliyi aşağı düşür, plan, hesabat və analitik informasiyalar arasındakı əlaqələr zəifləmiş olur. Bu isə informasiya axınlarının hərəkətini çətinləşdirir, onların çevikliyini və dinamikliyini zəiflədir. Başqa bir nöqsan informasiyaların formalaşmasında vəhdətin olmaması halları ilə bağlıdır. Bu o deməkdir ki, hər bir bölmə özünün xüsusi plan və hesabat göstəricilərindən, normativ sorğu məlumatlarından, sənədlər formasından, onların hərəkət marşrutlarından istifadə edir. Nöqsanlardan biri informasiyaların bir-birini təkrar etməsidir. Bir sıra hallarda informasiya və massivlər yuxan orqanlara bir neçə dəfə gündəlik, aylıq və rüblük məlumatlar kimi verilir. Bu hal informasiyaların miqdarının süni olaraq çoxalmasına gətirib çıxarır. İnformasiyaların vaxtlı-vaxtında verilməməsi, gecikdirilməsi də informasiyanın təşkili ilə bağlı nöqsanlardan biridir! Bu, informasiyaların toplanması və hazırlanmasında kifayət dərəcədə operativliyin çatışmaması ilə bağlıdır ki, bu da öz növbəsində idarəetmə prosesinin gedişində baş verən kənarlaşmaların vaxtında aradan qaldırılması üçün müvafiq qərarların qəbulunu xeyli çətinləşdirir. Mühüm nöqsanlardan biri də informasiyaların kifayət qədər etibarlı və əhatəli olmamasıdır. Bir sıra hallarda informasiyaların toplanmasına, qarşı vahid tələblər qoyulmur və onların düzgün uçotu aparılmır, informasiyalarda təsadüfi məlumatlar, göstəricilər özünə yer tapır, işin həqiqi vəziyyətini əks etdirmir. Belə informasiyalar əsasında aparılmış hesablamalar düzgün nəticə vermir, dəqiqliyi təmin etmək üçün həmin hesablamaların yenidən aparılması isə artıq iş vaxtı
36 sərfinə səbəb olur. İnformasiya axınlarında mövcud olan başqa bir nöqsan onların tələbatdan artıqlığı və informasiyaların özlərinin müqayisə oluna bilməməsi halları ilə əlaqədardır. Bəzən müxtəlif bölmələr informasiyam müxtəlif vaxtlarda alırlar ki, bu da informasiyanın işlənib
hazırlanmasında çətinliklər yaradır. İdarəetmə informasiyasının işlənilməsi prosesinə əlavə mürəkkəblik idarəetmə aparatının struktur bölmələri tərəfindən daxili istifadə üçün əlavə informasiyanın yaradılması yolu ilə gətirilir. Belə ki, bir çox hallarda dövlət orqanlarındakı informasiya axınlarına məlumatların təkrarlanması, çox vacib və ikinci dərəcəli məlumatların fərqləndirilməməsi, daxil olan məlumatların müddətlərinin və sürətlərinin razılaşdırılmaması kimi xüsusiyyətlər xas olur ki, bu da məlumatların işlənilmə səviyyəsini aşağı salır. Bu qəbildən olan nöqsanların aradan qaldırılmasının ən səmərəli yolu inteqrasiya edilmiş informasiya sisteminin yaradılması hesab olunur. Bu sistemin xüsusiyyəti idarəetmə strukturundan asılı olmayaraq informasiya axınları probleminin kompleks həllinə əsaslanır və informasiya axınlarının bütün kanallar üzrə verilməsinin səmərələşdirilməsini nəzərdə tutur. Belə sistemlər aşağıdakı prinsiplər üzrə təşkil olunurlar: buraxılış sənədi prinsipi, sistemli yanaşma prinsipi, informasiyanın keyfiyyəti prinsipi, səmərəlilik prinsipi və informasiyanın vahid massivi prinsipi. Buraxılış sənədləri müvafiq informasiyaların işlənib hazırlanmasının tamamlayıcı (yekun) mərhələsidir. Sistemli yanaşıda informasiya sistemlərinin idarəetmə funksiyaları və təşkilati strukturla, idarəetmə sisteminin tərkib hissələrinin bir-biri ilə əlaqələndirilməsini, informasiya modelləri və sənəd dövriyyəsinin qarşılıqlı əlaqələndirilməsini özündə əks etdirir. İnformasiyalar müəyyən keyfiyyət xassəsinə malik olmalıdırlar. İnformasiyanın keyfiyyətliliyi onun etibarlılığı, kifayətliliyi, əlverişliliyi, birmənalılığı və operativliyi ilə müəyyən edilir. Səmərəlilik prinsipi informasiyaların toplanması və işlənib hazırlanması işində texniki vasitələrdən istifadə olunması zamanı xüsusi olaraq nəzərə alınmalıdır. İnformasiya sistemlərinin təşkili zamanı şərti-sabit informasiya massivlərinin formalaşması mühüm əhəmiyyətə malikdir. Bu, müəyyən təyinatlı
37 informasiyalar üzrə bir növ ixtisaslaşdırılmış informasiya fondlarının yaradılması sistemi ilə bağlıdır. İnformasiya fondlarının yaradılması idarəetmədə istifadə olunan müxtəlif sənədlərin həddən artıq informasiyalarla yüklənməsinin qarşısını alır, bir çox problemlərin həllini, ilk növbədə isə buraxılış sənədlərinin hazırlanmasını xeyli yüngülləşdirir. İdarəetmə prosesində informasiyanın təşkili sistemlərinin təkmilləşdirilməsi zamanı aşağıdakı kimi bir sıra məsələlərə xüsusi diqqət yetirilməlidir. İdarəetmə informasiyasının hərəkətinin təşkili bu informasiyanın xarakteri və həcminin dövlət orqanının və vəzifəli şəxslərin funksiya və səlahiyyətlərinə uyğunluğu prinsipinə əsaslanmalıdır. İdarəetmə funksiyalarının düzgün nəzərə alınması, informasiyaların məzmunu ilə idarəetmə bölmələrinin fəaliyyət uyğunluğunun təmin edilməsi idarəetmənin informasiya təşkilinin səmərəliliyinin artırılması üçün mühüm əhəmiyyətə malikdir. Bu uyğunluğun təmin edilməsi bütövlükdə idarəetmənin səmərəliliyinin zəruri şərtidir. İnformasiyanın təşkili sistemləri ilə idarəetmə strukturu arasında üzvi əlaqə və qarşılıqlı asılılıq mövcuddur. Belə ki, idarəetmə orqanlarında dövr edən informasiyanın həcmi, xarakteri və informasiya axınları xeyli dərəcədə struktur bölmələrinin tərkibi və qarşılıqlı əlaqəsini müəyyən edir. Artıq, yaxud düzgün olmayan informasiyalar idarəetmə strukturum! mürəkkəbləşdirir, idarəetmə xərclərini artırır. Qeyri- səmərəli informasiyalar və gecikdirilmiş informasiya axınları idarəetmə funksiyalarının bir-birini təkrar etməsinə, rəhbər və icraçıların məsuliyyətinin aşağı düşməsinə, beləliklə də idarəetmə sisteminin ahəngdar fəaliyyətinin pozulmasına səbəb olur. Elə etmək lazımdır ki, idarəetmə fəaliyyətində funksiyaların icrası zamanı onların kəsişməsi hallarına yol verilməsin. Kəsişən funksiyalar mənfi bir hal kimi diqqət mərkəzində olmalı və belə halların aradan qaldırılmasına həmişə cəhd edilməlidir. Bunun idarəetmə fəaliyyətinin dəqiqliyi, aydınlığı və müəyyənliyi üçün mühüm əhəmiyyəti vardır. Burada əsassız olaraq bir bölmənin az, digərinin isə çox informasiyalarla yüklənməsi hallarının da aradan qaldırılması çox vacibdir. Funksiyalar, informasiyalar bərabər bölüşdürülməlidir. Ən vacib məsələlərdən biri də idarə edənlərin onların fəaliyyətinə aid olmayan
38 informasiyalardan azad edilməsidir. Belə olduqda idarə aparatı işçiləri bilavasitə öz fəaliyyətlərini yerinə yetirmiş olarlar ki, bu da idarəetmə proseslərinin daha da intensivləşdirilməsinə müsbət təsir göstərmiş olar. Lazımsız informasiya axınlarının qarşısını almaq üçün idarəetmə heyətinin informasiya tələbatını müəyyənləşdirmək lazım gəlir. Adətən, informasiya tələbatı dedikdə istifadəçinin funksiyaları ilə, onun maraq dairəsi ilə müəyyənləşdirilən informasiya göstəricilərinin məcmusu başa düşülür, informasiya tələbatı dinamik dəyişən göstəricilər sistemidir. İnformasiya tələbatının müəyyənləşdirilməsi zamanı istifadəçinin maraqlarının genişliyi ilə onun üzərinə qoyulmuş funksiyaların yerinə yetirilməsi üzrə işlərin dar ixtisaslaşması arasında kompromisin tapılması lazımdır. Ən başlıca məsələ idarəetmə orqanlarının, cəmiyyətin, vətəndaşların informasiya tələbatına təsir edən amillərin düzgün nəzərə alınmasıdır. Burada elmi-texniki tərəqqi, informasiyaların köhnəlmə səviyyəsi, iqtisadi əlaqələr və təhlil, informasiyaların köhnəlmə səviyyəsi birinci növbədə nəzərdə tutulmalıdır. İdarəetmə prosesində informasiyasının hərəkətinin ən vacib məsələlərindən biri təkrarlanan və paralel informasiyaların çıxarılması yolu ilə onun həcminin sıxılmasından ibarətdir. Burada bir sıra çətinliklər yaranır ki, bu da informasiyanın kifayət qədər olmaması və onun müəyyən hadisəni, prosesi və münasibətləri adekvat şəkildə əks etdirdiyini söyləməyin çətinliyi ilə bağlıdır. İdarəetmə prosesində informasiyasının hərəkətinin tənzimlənməsində informasiya sənədlərinin hər birinin məzmununun daha da zənginləşdirilməsi müstəsna rola malikdir. Bu, həmin sənədlərə ancaq elə məlumatları, rəqəmləri daxil edirlər ki, idarəetmə qərarları qəbul etmək və digər idarəçilik hərəkətləri üçün zəruri olan informasiya xüsusiyyətlrinə malik olurlar. Prinsip etibarı ilə idarəetmə fəaliyyəti üçün elə məlumatlar və materiallar lazımdır ki, onlar a) əsasən situasiyaların, proseslərin, davranışların mahiyyəti, ictimai dəyəri ilə əlaqədar olan xarakterik xüsusiyyətlərini nümayiş etdirir; b) konkret vəziyyət, proses və davranışları birbaşa aydınlaşdırır.
39 İdarəetmə prosesində istifadə edilən informasiyası dəqiq olaraq strukturlaşdırılmalıdır, ona görə ki, informasiya axını elə qurulmalıdır və elə keyfiyyətlərə malik olmalıdır ki, mübafiq strukturların, vəzifəli şəxslərin, eləcə də idarəetmə sisteminin digər əməkdaşlarının informasiyaya olan tələbatlarını ödəyə bilsin. Başqa sözlə desək, idarəçilik məlumatları dövlət idarəetməsinin təşkilati quruluşuna uyğun quruluşa malik olmalı və dövlətə xidmət etməlidir. Bu nöqteyi- nəzərdən kollegial və direktiv rəhbərlik prinsiplərini rəhbər tutaraq, fəaliyyət göstərən strukturların informasiya potensialını bir-birindən fərqləndirmək lazımdır. Birincilərdə, kollegiyanın hər bir üzvü müəyyən informasiyanı işləyərək bütün kollegiyanın müzakirəsinə çıxara bilər ki, bu da həmin orqanların informasiya tutumunun çox yüksək olduğunu göstərir. Vahid rəhbərlik orqanlarında isə əgər məsələyə formal deyil, mahiyyəti üzrə yanaşsaq, bütün giriş və çıxış informasiyalarım bilavasitə rəhbərin özü təhlil etməlidir. Lakin qeyd etmək lazımdır ki, xüsusilə eyni səviyyədə duran belə orqanlara çox vaxt elə həcmdə idarəetmə informasiyası daxil olur ki, vahid rəhbərlər bütün bu informasiyalarla tanış olmaq imkanına malik olmurlar. Buna görə də həmin iş müavinlərə, köməkçilərə, ekspertlərə, aparata tapşırılır ki, nəticədə rəhbər bütün informasiyalara malik olmur və bu informasiya onun nəzarətindən çıxmış olur. Bu halda dövlət orqanının təşkili ilə idarəetmə informasiyasının hərəkətinin təşkili arasında uyğunsuzluqdan danışmaq olar. Bu mənada informasiya ilə işin təkmilləşdirilməsi informasiya axınlarının rəhbər manqanın əlində cəmləşdırilməsindən ibarət ola bilər. Belə olduqda rəhbərlərin özləri də informasiyaya daha tənqidi və məsuliyyətli yanaşarlar. İdarəetmə orqanlarının təşkilindəki ikili tabeçilik və xətti-funksional prinsiplərin informasiya aspektlərinə də diqqət yetirmək lazımdır. Bu prinsiplərin əsas üstünlüyü onların informasiya axınlarının uyğun istiqamətlərdə necə tarazlaşdırmasından asılıdır. Bu həm də həmin kanallar üzrə hərəkət edən idarəetmə informasiyasının məzmununun, həcminin və məqsədəuyğunluğunun təhlilinin aktuallığını meydana çıxarır.
40 Müasir informasiya problemlərinin həlli idarəetmənin mərkəzləşdirilməsi və qeyri-mərkəzləşdirilməsinin nisbətinin gözlənilməsi prinsipinin də
reallaşdırılmasmı tələb edir. Belə ki, dövlət orqanlarının və yerli özünüidarəetmə orqanlarının müəyyən müstəqilliyinə baxmayaraq, onlar vahid informasiya sahəsində fəaliyyət göstərirlər və hər biri digərlərinin nəyi və necə etdiklərini bilməlidirlər. Burada dövr edən idarəetmə informasiyasının axınları və kanallarım aydınlaşdırmaq və cəmiyyətin zəruri idarəolunanlığıın təmin etmək lazım gəlir. İdarəetmədə qanunçuluğun informasiya təminatının da təhlilini vacib hesab edən bir sıra tərəfləri vardır. Əməli işlər süebut edir ki, hüquqi aktları, onlara edilmiş düzəlişlər və əlavələri dövlət qulluqçularının hamısının bilməsinin aktuallığı məhz bu, yaxud da digər aspektdə müvafiq orqanın öz səlahiyyətlərini həyata keçirməsi ilə bağlıdır. İdarəetmə aparatı işçilərinin idarəedici tərəfindən qəbul edilmiş başlıca, prinsipal sənədlərlə vaxtında və tam təlimatlandırılması da çox arzu ediləndir. İdarəetmədə qanunçuluğun tələblərinin gözlənilməsinin əhəmiyyəti nəzarətin ancaq yuxarıdan, yəni rəhbərlik tərəfindən yox, həm də aşağıdan, əməkdaşlar tərəfindən yerinə yetirilməsini keçirilməsini tələb edir. İdarəetmə prosesində istifadə olunan informasiyasının strukturlaşdırılmasında bu işlərin müstəqil və obyektiv ekspertizasının aparılmasına xüsusi ilə diqqət yetirmək lazımdır. Məhz ekspertizanın nəticəsi informasiyanın keyfiyyəti və aktuallığını müəyyənləşdirməyə, informasiya boşluqlanm azaltmağa və aradan qaldırmağa imkan verir. İdarəçiliyə rasionallıq xarakterinin verilməsinin tələb etməni hazırkı şəraitdə idarəetmə qərarlarının ekspertizasının sosial və statusunu möhkəmləndirmək, onu cəmiyyətə, elmi təşkilatlara, mütəxəssislərin birliklərinə, kütləvi informasiya vasitələrinə, ictimai təşkilatlara həvalə etmək və ictimai rəyə təqdim etmək lazımdır. İdarəetmə prosesinin informasiya ilə təchiz edilməsinin indiki durumu informasiyanın müvafiq
idarəetmə strukturunun daxilində düzgün
bölüşdürülməsindən çox asılıdır. İnformasiyanın obyektlər üzrə bölüşdürülməsi, idarəetmə strukturu daxilində bölüşdürülməsi vaxtı rəhbərlər, yaxud da rəhbər bölmə üçün, səlahiyyətli şəxslər üçün məlumat əvəzsiz əhəmiyyət kəsb edir. Bu
41 vaxt əsas diqqəti özünə cəlb edən informasiyanın bir sıra fərqli və müstəqil olan mənbədən alınması, yaxud da ötürülməsi daha məqsədəmüvafiqdir ki, bu da məhz həmin məlumatlar əsasında ediləcək təhlillərin qiymətləndirmənin, veriləcək proqnozun mötəbərliyini təmin etməyə şərait yaradır. Rəhbərlərin və rəhbər bölmənin əməkdaşları daxil olan və verilən informasiya haqqında son dərəcədə yüksək səviyyədə məlumatlandırılmalıdırlar. Məlumatın vəzifəli əməkdaşlar arasında bölüşdürülməsi həmin informasiya ilə birbaşa icraçıdan savayı daha kimlərin tanış edilməsinin bilinməsini də nəzərə alaq. Rəhbərlər informasiyanın potoku ilə manevrlər etməli, həmin məlumatın müəyyən hissəsindən kiminsə monopolist kimi özbaşına istifadə etməsinə imkan verməməli, məlumat elə bölüşdürülməlidir ki, bu məlumat bütün hallarda obyektiv qəbul edilsin. Səy göstərmək lazımdır ki, məlumat idarəetmə strukturunun bütün vəzifəli əməkdaşları üçün əlyetən olsun, zira bu xidməti işlərin daha yüksək səviyyədə icrasına şərait yaratsın. İdarəetmə prosesinin informasiya təminatında informasiyaya nəzarət, başqa sözlə idarəetmə qərarlarında öz ifadəsini tapmış maraqlı tərəflərin, sorğuların, ehtiyacların, öhdəliklərə əməl edilməsinə nəzarət mühüm yer tutur. Bu prosesdə informasiyanın aidiyyatı və təyinatı üzrə hərəkətinə nəzarət, məlumatın ictimai təcrübəyə (müəyyən hərəkətlərə, əməllərə, dəyişikliklərə) gətirib çıxarmasına nəzarət, hesabat məlumatların direktiv məlumatlara uyğunluğuna nəzarət kimi fərqli istiqamətləri göstərmək olar. Təşkilat menecerləri, onların xüsusi nəzarət bölmələri informasiyaya müntəzəm nəzarət etməli, onun ötürücünün, qəbuledənin, məlumat kanallarının işlək olmasına diqqət yetirməlidir. Həmin vaxt informasiya potokunda əks-əlaqəyə mühüm önəm verilməlidir. İdarəçilikdə informasiyanın əldə edilməsi prosesinə texniki və texnoloji innovasiyaların tətbiqi hərtərəfli xarakterə malik olub informasiya, inzibatui, hüquqi, sosial-psixoloji, heyət, texniki, məntiqi-evristikvə bir sıra digər amillərin bir arada və razılaşdırılmış formada istifadə edilməsi ilə əlaqədardır. Bütün bunların hamısı kompleks yanaşmanı tətbiq etməklə, həm məlumatla iş prosesinin, həm də menecmentin funksional və təşkilati quruluşunun, idarəçilik davranışlarının
42 xarakteri və strukturunun, bir çox digər idarəetmə prosedurlarının keyfiyyətcə yeniləşdirilməsini zəruri edir. İdarəetmənin effektivliyinə nail olmaq üçün məlumat sisteminin məzmununun araşdfırılması xüsusi əhəmiyyət kəsb edir. Bu cür məlumat mənbələri sırasına aşağıdakıları aid etmək olar. a) idarəedilən obyektlərin material, istehsal, ictimai, texniki və texnoloji tərəflərini əks etdirən informasiyalar; b) idarəedilən strukturların istehsal, ictimai-servis, mənəvi-mədəni və sair istehlak xarakterli hərəkətlərini nizamlayan normalar, normativlər, motivlər haqqında informasiyalar; c) dövlət strukturlarının idarəetmə sferasındakı hərəkətlərini müəyyənləşdirən məlumatlar (qanunvericilik və digər normativ-hüquqi aktlar, müqavilə öhdəlikləri, plan tapşırıqları, yuxan orqanların göstərişləri, nəzarət aktlarının nəticələri və s.); d) müvafiq idarəetmə strukturlarının əməkdaşlarının kəmiyyət və keyfiyyət xarakteristikaları, hazırlıq və peşəkar dərəcələrinin yüksəldilməsi barədə məlumatlar (idarəetmə subyektinin kadr potensialını özündə ifadə edən məlumatların məcmusu). Bu tip informasiya növləri idarəedici köməkçi sistemlərin və onların strukturlarının səviyyəsinə və masştabına müvafiq olmalı, birinci növbədə bu qurumlar hüdudlarında fəaliyyətdə olan məlumat sistemlərinə daxil olmalıdır. Bu sistemlərdə innovativ texnologiyalar və onun son nailiyyətləri, bunların istifadəsi ilə əlaqədar xarici şirkətlərin təcrübəsi haqqında inbformasiyalar da olmalıdır. Bütövlükdə cəmiyyətdə və idarəetmədə daima məlumatın özünü, onun emalının forma, üsul və vasitələrini, məlumat sisteminə cəlb edilmiş əməkdaşları əhatə edən bir çox məlumat informasiya sistemləri ola bilər. Bu sistemlər məlumatın qəbul edilməsi, qorunması, emalı və ötürülməsinə şərait yaradır, idarəetmə subyektinin fəaliyyəti üçün əhəmiyyət kəsb edən bütün əməliyyatların yerinə yetirilməsini təmin edir və müvafiq idarəetmə qərarlarının işlənib hazırlanması, qəbulu və reallaşdırılması vaxtı son dərəcədə mühüm rol oynayır. |