Ad: Nahid Soyad: Tağıyev Qrup: M203 Fənn: Mühasibat Uçotu Mövzu: Mühasibat uçotunda sənədləşmə və uçot

Sənədləşdirmə Və Uçot
Sənədləşdirmə mühasibat uçotu elementlərindən biri sayılır. Sənədləşdirmə müəssisə istehsal və təsərrüfat-maliyyə fəaliyyəti ilə əlaqədar olan əməliyyatların mühasibat uçotu yazılışlarına hüquqi əsas verən yazılış formasıdır.

Sənədlər müəssisədə icra olunan təsərrüfat əməliyyatlarının baş verməsinin yazılı sərəncam verilməsini ifadə etməklə, mühasibat uçotu hesabları sistemində yazılış aparılması sistemi uçotun etibarlı, düzgün olmasını təmin etməklə yanaşı ilkin, cari və son nəzarətin təşkilinə, təsərrüfat əməliyyatlarının məqsədəuyğun və qanun tələblərinə uyğun icra olunmasını təmin edir.

«İlkin sənədlər: təsərrüfat əməliyyatları və onların aparılması üçün rəhbərliyin (sahibkarın) göstərişini təsdiq edən yazılı şəhadətnamədir» («Mühasibat uçotu haqqında» qanun, maddə 3).

Mühasibat sənədi icra olunmuş təsərrüfat əməliyyatlarının və uçot yazılışlarının təsdiq olunması formasıdır. Sənədlər əsasında mühasibat yazılışları aparılır. Sənədsiz mühasibat yazılışı icra oluna bilməz.


Sənəd sözü latınca (docmentum) yazılı vəsiqə, şəhadətnamə sözünə uyğun olub, lazımi rekvizitləri olan və ona hüquqi əsas verən yazılış əməliyyatıdır. Bilavasitə sənəd hər bir müəssisədə onun informasiya sistemini təşkil edir. Hazırda uçot-hesablama əməliyyatlarının avtomatlaşması sənədin əhəmiyyətini daha da artırmışdır.

Bir sıra xarici ölkə mütəxəssislərinin hesablamalarına görə şirkətdə iki həftə ərzində informasiya sisteminin dayanması həmin şirkətin bütün icra fəaliyyətinin 75 faiz itirməsinə səbəb ola bilər. Ona görə də təsərrüfat-maliyyə fəaliyyətinin idarə olunmasında və ona analitik nəzarət edilməsində sənədlərin rolu çox böyükdür. Onun köməyi ilə müəssisə rəhbərinin idarəetmə qabiliyyəti və maliyyə nəticələrinin formalaşması vəzifəsi yerinə yetirilir.

Tərtib olunmuş sənədlər əsasında material, əmək və maliyyə ehtiyatlarının hərəkəti üzərində daimi nəzarət təmin olunur. Hər bir sənədi imzalayan şəxs icra olunan əməliyyatın düzgün, qanunauyğun icrasına nəzarət etməklə, məsuliyyət daşıyır. Bu müəssisədə qənaət rejiminin həyata keçirilməsi ilə bərabər hər bir sənədi imzalayan şəxsin bilavasitə məsuliyyətini müəyyən edir. Bununla əlaqədar olaraq müəssisə əmlakının qorunub saxlanması, maddi-məsul şəxslər üzərində nəzarət aparılmaqla bərabər öz vəzifəsinə vicdanla yanaşmayan, əmlakın mənimsənilməsi imkan verən şəxslər müəyyən olunur.

Mövcud olan qanunvericiliyə görə mühasibat sənədləri bir qayda olaraq təsdiq olunmuş formalarda, nəşr olunmuş şəkildə istifadə olunur.

Tərtib olunmuş hər bir sənədin özünəməxsus zəruri rekvizitləri olmalıdır. Bu rekvizitlər əsasən aşağıdakılardır: sənədin adı, nömrəsi, kodu, tərtib olunan müəssisənin adı, təsərrüfat əməliyyatlarının məzmunu və ölçüləri (natural və pul ifadəsində), təsərrüfat əməliyyatlarının baş verməsi, tamamlanması və onun rəsmiləşdirilməsinin düzgünlüyü üçün məsul şəxslərin vəzifələri, soyadı, adı, atasının adı, şəxsi imzaları və başqa əlamətləri.

Əməliyyatların xarakterindən və uçot məlumatlarının işlənməsi texnologiyasından aslı olaraq ilkin sənədlərə əlavə rekvizitlər də daxil edilə bilər. İlkin sənədlər əməliyyatların baş verdiyi vaxtda və ya əməliyyatlar bilavasitə qurtardıqdan sonra tərtib edilməlidir.

Sənədlərin keyfiyyətli tərtibatını, onların vaxtında mühasibat uçotunda əks etdirilməsi üçün müəyyən edilmiş müddətlərdə təqdim edilməsinə, sənədlərdəki məlumatların doğruluğuna məsuliyyəti həmin sənədləri hazırlamış və imza etmiş şəxslər daşıyırlar.

Pul və hesablaşma sənədlərini, maliyyə və kredit öhdəliklərini müəssisə rəhbərliyinin təsdiq etdiyi siyahıya əsasən imza etmək hüququ olan ən azı iki şəxs imzalamalıdır. Birinci imza müəssisədə ümumi rəhbərlik funksiyasını icra edən şəxsə , ikinci imza isə mühasibata rəhbərlik funksiyasını icra edən şəxsə mənsub olur.

Pul vəsaitlərini, maddi sərvətlərin və başqa əmlakların qəbul-təhvili ilə əlaqədar əməliyyatlar ilkin sənədlər əsasında həyata keçirilən zaman iştirak edən hüquqi şəxsin nümayəndələrinə və ya fiziki şəxslərə sənədləşmənin bir nüsxəsi verilir. Əməliyyatda iştirak edənləri sənədlərin surətləri ilə təmin etmək müəssisədə bu əməliyyatı rəsmiləşdirənin öhdəsinə düşür.

Mövcud qaydalara görə mühasibat uçotunda əks etdirilməsi zəruri olan uçota qəbul edilmiş ilkin sənədlərdəki məlumatlar Azərbaycan Respublikasının Maliyyə Nazirliyi tərəfindən təklif edilmiş, yaxud nazirlik və Baş idarələr tərəfindən ümumi prinsiplərə riayət edilməklə işlənib hazırlanmış uçot registrlərində yığılır və sistemləşdirilir.

İlkin sənədlərdə və uçot registrlərində qeydsiz düzəlişlərə yol verilmir. Səhvlərin düzəlişi həmin sənədi imza etmiş şəxslərin imzaları ilə düzəlişin tarixini göstərməklə təsdiq edilməlidir. Kassa və bank sənədlərinə heç bir düzəlişə yol verilmir.

İlkin sənədlər, uçot registləri, mühasibat hesabatları mütləq müəyyən edilmiş qaydada və müddətə müvafiq olaraq saxlanmalıdır. Sənədlərlə işləyən dövrdə onların qorunub saxlanmasının təmin edilməsinə və vaxtında arxivə verilməsinə baş mühasib məsuliyyət daşıyır.

İlkin uçot sənədlərinə nəzarət Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin tərəfindən həyata keçirilir.

5.2. Sənəd dövriyyəsinin təşkili və işlənməsi

Müasir şəraitdə müəssisə, şirkətlərdə böyük miqdarda uçot sənədləri və informasiyaları formalaşır. Sənədlərin formalaşması onların ilkin tərtib olunmasından başlayaraq mühasibat uçotu prinsiplərinə uyğun registrlərdə əks olunur. Bütün mühasibat uçotu sənədlərinin rəsmiyyətinə başlanandan onların müəyyən formaya salınması nəticəsində formalaşdıqdan sonra saxlanmağa (arxivə) verilməsi sənəd dövriyyəsi adlanır.

Bazar iqtisadiyyatı şəraitində müəssisələrdə mühasibat uçotunun düzgün təşkili, sənədlərn vaxtında mövcud olan qanunçuluq tələblərinə uyğun tərtib olunması və nəticə olaraq saxlanılmağa təhvil verilməsinin əhəmiyyəti böyükdür.

Sənəd dövriyyəsinin təşkili iqtisadi subyektlərdə bilavasitə baş mühasibə həvalə olunmuşdur. Baş mühasib sənəd dövriyyəsinin təşkili qrafikasının uçot informasiyalarının işlənməsi sənədlərdə əks olunması, hazırlanması metodikasını müəyyənləşdirməsi və onun yerinə yetirilməsinə daima nəzarət etməlidir. Tərtib olunmuş sənəd dövriyyəsi qrafikində ilkin uçot sənədlərinin ayrı-ayrı bölmələr üzrə vaxtında tərtib olunub mühasibatlığa təqdim olunması daima nəzarətdə olmalıdır. Mühasibatlığa daxil olan sənədlərdə icra olunan təsərüfat əməliyyatlarının düzgünlüyü və məqsədyönlülüyü müvafiq qaydada yoxlanılır. Burada sənədlərdə hesabların və əks olunmuş uçot göstəricilərinin yekunlarının düzgün hesablanması ətraflı yoxlanmalıdır.

Sənədlərin düzgün rəsmiyyətə salınması yoxlanıldıqdan sonra, onlarda əks olunmuş icraçı şəxslərin imzalarının düzgünlüyü, yəni əsl imzaları uyğynluğu da nəzərdən keçirilməlidir.

Sənədlər yoxlanıldıqda onlardan müəyyən səhvlərin olması aşkarlana bilər. Lakin səhvlərin müəyyən olunması ilə məsələ həll olunmur. Buna görə də müəyyən olunmuş səhvin əsası, onun mənası və xarakteri müəyyənləşdirilməlidir.

Səhv müəyyən olunduqdan sonra, həmin səhv düzəldilməlidir. Uçot yazılışlarında səhvlərin düzəldilməsinin mühasibat uçotu məlumatlarının etibarlı olmasının təmin olmasında xüsusi əhəmiyyəti vardır. Səhvlər düzəldikdən sonra mühasibat uçotu hesabları üzrə yazılışlar aparılır.

İcra olunmuş mühasibat uçotu sənədləri arxivdə saxlanılır. İlkin uçot sənədlərinin saxlanılması mühasibat uçotunun düzgün təşkil olunmasında xüsusi əhəmiyyəti vardır. Sənədlərin normal şəraitdə saxlanması onların tələb olunan vaxtda istifadə olunmasına təminat verir. «Mühasibat uçotu haqqında» Azərbaycan Respublikasının Qanununun 17-ci maddəsində mühasibat uçotu registrlərinin və sənədlərinin saxlanılması qaydaları müəyyən olunmuşdur.

Müəyyən olunmuş qaydaya görə, müəssisə uçot sənədlərini, mühasibat registrlərini və mühasibat hesabatlarını qoruyub saxlamağa borcludur. Sənədlərin saxlanması müddəti Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabineti yanında Baş Arxiv İdarəsi tərəfindən müəyyən edilir.

Mühasibat uçotunun hesab planı, mühasibat uçotu üzrə təlimatlar, kodlaşdırma üsulu, müasir maşınlar üçün proqram məhsulları və onlardan istifadə qaydaları, əvvəlcə istifadə edilən uçot üsulları və bunlar əsasında tərtib edilən mühasibat hesabatlarını təmin etmək məqsədi ilə beş ildən az olmayaraq mühasibatda saxlanılır.

Mühasibat uçotu registrləri və hesabat sənədlərinin saxlanmasını təşkili bilavasitə iqtisadi subyektlərin rəhbərlərinə həvalə olunmuşdur. Müəssisələrdən uçot sənədlərinin götürülməsi mövcud olan qanunçuluğa görə ancaq məhkəmə, prokurorluq və digər istintaq orqanlarının qərarı əsasında aparıla bilər. Bu halda müəssisə baş mühasibi götürülən sənədlərin surətini çıxarıb, sənəd kimi saxlaya bilər.