Note: This document is a translation of the German koma script manual

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

166

Table 4.2.: Elements whose font can be changed (continuation)

footnoterule

horizontal rule

v3.07

above the footnotes at the end of the text area (see

section 3.14

,

page 88

)

labelinglabel

labels, i. e., the optional argument of

\item

in the

labeling

environment (see

sec-

tion 4.16

,

page 209

)

labelingseparator

separator, i. e., the optional argument of the

labeling

environment; used according

to the element

labelinglabel

(see

section 4.16

,

page 209

)

pagefoot

used after element

pageheadfoot

for the page foot, that has been defined with vari-

able

nextfoot

, or for the page foot of package scrlayer-scrpage (

chapter 5

,

page 234

)

pagehead

another name for

pageheadfoot

pageheadfoot

the head of a page, but also the foot of a page at all page style, that has been defined

using KOMA-Script (see

section 4.13

,

page 202

)

pagenumber

page number in the header or footer (see

section 4.13

,

page 202

)

pagination

another name for

pagenumber

placeanddate

v3.12

place and date, if a date line will be used instead of a normal reference line (

sec-

tion 4.10

,

page 190

)

refname

description or title of the fields in the reference line (

section 4.10

,

page 189

)

refvalue

content of the fields in the reference line (

section 4.10

,

page 189

)

specialmail

mode of dispatch in the address field (

section 4.10

,

page 182

)

. . .

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

167

Table 4.2.: Elements whose font can be changed (continuation)

lettersubject

v3.17

subject in the opening of the letter (

section 4.10

,

page 193

)

lettertitle

v3.17

title in the opening of the letter (

section 4.10

,

page 192

)

toaddress

variation of the element

addressee

for setting the addressee address (less the name)

in the address field (

section 4.10

,

page 182

)

toname

variation of the element

addressee

for the name (only) of the addressee in the

address field (

section 4.10

,

page 182

)

\usefontofkomafont{element }

\useencodingofkomafont{element }

\usesizeofkomafont{element }

\usefamilyofkomafont{element }

\useseriesofkomafont{element }

\useshapeofkomafont{element }

Sometimes

v3.12

and despite the recommendation users use the font setting feature of elements

not only for font settings but for other settings too. In this case it may be useful to

switch only to the font setting of an element but not to those other settings. You may

use \usefontofkomafont in such cases. This will activate the font size and baseline skip, the

font encoding, the font family, the font series, and the font shape of an element, but no further

settings as long as those further settings are local.

You may also switch to one of those attributes only using one of the other commands. Note,

that \usesizeofkomafont will activate both, the font size and the baseline skip.

You should not misunderstand these commands as a legitimation of using all kind of com-

mands at the font setting of an element. Hence this would result in errors sooner or later (see

section 21.3

,

page 444

).

4.10. Note Paper

The note paper is the first page and therefore the signboard of each letter. In business scope

often preprinted forms are used, that already contains elements like the letter head with the

sender’s information and logo. KOMA-Script provides to position these elements independent.

With this it is not only possible to replicate the note paper directly, but also to complete

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

168

Table 4.3.: Combinable values

for the configuration of folding

marks with option foldmarks

B

activate upper horizontal foldmark on left paper edge

b

deactivate upper horizontal foldmark on left paper edge

H

activate all horizontal folding marks on left paper edge

h

deactivate all horizontal folding marks on left paper edge

L

activate left vertical foldmark on upper paper edge

l

deactivate left vertical foldmark on upper paper edge

M

activate middle horizontal foldmark on left paper edge

m

deactivate middle horizontal foldmark on left paper edge

P

activate punch or center mark on left paper edge

p

deactivate punch or center mark on left paper edge

T

activate lower horizontal foldmark on left paper edge

t

deactivate lower horizontal foldmark on left paper edge

V

activate all vertical folding marks on upper paper edge

v

deactivate all vertical folding marks on upper paper edge

the destined fields instantaneously. The independent position is provided by pseudo-lengths

(see

section 4.2

from

page 147

onward). A schematic display of the note page and the used

variable is shown by

figure 4.9

. Thereby the names of the variables are printed boldly for

better distinction from the commands and their arguments.

Following pages are different from the note paper. Following pages in the meaning of this

manual are all letter pages but the first one.

foldmarks=selection

Foldmarks or folding marks are tiny horizontal rules at the left margin or tiny vertical rules at

the top margin. KOMA-Script currently provides three configurable horizontal folding marks

and one configurable vertical folding mark. Additionally it provides a horizontal hole puncher

mark, also known as page middle mark. This additional mark cannot be moved vertically.

This option activates or deactivates folding marks for vertical two-, three- or four-panel

folding, and a single horizontal folding, of the letter, whereby the folding need not result

in equal-sized parts. The position of the four horizontal and the single vertical marks are

configurable via pseudo-lengths (see

section 22.1.1

from

page 472

onwards).

The user has a choice: Either one may use the standard values for simple switches, as

described in

table 2.5

,

page 39

, to activate or deactivate at once all configured folding marks

on the left and upper edges of the paper; or

v2.97e

one may specify by one or more letters, as listed

in

table 4.3

, the use of the individual folding marks independently. Also in the latter case

the folding marks will only be shown if they have not been switched off generally with one of

false

, off, or no. The exact positioning of the folding marks is specified in the user settings,

that is, the lco files (see

section 4.21

from

page 214

onward) chosen for a letter. Default values

are true and TBMPL.

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

169

firsthead

fromname

,

fromaddress

,

fromphone

,

fromfax

,

fromemail

,

fromurl

firstfoot

backaddress

specialmail

\begin{letter}{addressee}

location

yourref

,

yourmail

,

myref

,

customer

,

invoice

,

place

,

date

title

subject

\opening{opening term}

letter body

\closing{closing term}

signature

Figure 4.9.: schematic display of the note paper with the most important commands and variables for

the drafted elements

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

170

Example: Assume that you would like to deactivate all folding marks except the punching

mark. This you can accomplish with, for example:

\KOMAoptions{foldmarks=blmt}

as long as the defaults have not been changed previously. If some changes might

have been made before, a safer method should be used. This changes our example

a little bit:

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

version=last]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

\begin{document}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}

the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

The result is shown in

figure 4.10

.

The color of the folding mark may be changed using

v2.97c

using the commands

\setkomafont

and

\addtokomafont

(see

section 4.9

,

page 164

) with element foldmark. Default is not change.

enlargefirstpage=simple switch

The first page of a letter always uses a different page layout. The scrlttr2 class provides a

mechanism to calculate height and vertical alignment of header and footer of the first page

independently of the following pages. If, as a result, the footer of the first page would reach

into the text area, this text area is automatically made smaller using the \enlargethispage

macro. On the other hand, if the text area should become larger, supposing that the footer

on the first page allows that, you can use this option. At best, a little more text will then fit

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

171

Figure 4.10.: result of a small letter with addressee, open-

ing, text, closing, postscript, distribution list, enclosure,

and hole puncher mark (the date is a default of DIN-letters)

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

on the first page. See also the description of the pseudo-length firstfootvpos on

page 479

.

This option can take the standard values for simple switches, as listed in

table 2.5

,

page 39

.

Default is false.

firsthead=simple switch

The

v2.97e

letterhead is usually the topmost element of the note paper. This option determines

whether the letterhead will be typeset at all. The option accepts the standard values for

simple keys, given in

table 2.5

at

page 39

. Default is for the letterhead to be set.

fromalign=method

Option fromalign defines the placement of the return address in the letterhead of the first

page. Apart from the various options for positioning the return address in the letterhead, there

is also the option

v2.97e

of adding the return address to the sender’s extension. Further, this option

serves as a switch to activate or deactivate the letterhead extensions. If these extensions are

deactivated, some other options will have no effect. This will be noted in the explanations of

the respective options. Possible values for fromalign are shown in

table 4.4

. Default is left.

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

172

Table 4.4.: Available values for option fromalign to define the position of the from address in the

letterhead with scrlttr2

center

, centered, middle

return address centered; an optional logo will be above the extended return address;

letterhead extensions will be activated

false

, no, off

standard design will be used for the return address; the letterhead extensions are

deactivated

left

left-justified return address; an optional logo will be right justified; letterhead exten-

sions will be activated

locationleft

, leftlocation

return address is set left-justified in the sender’s extension; a logo, if applicable, will

be placed above it; the letterhead is automatically deactivated but can be reactivated

using option

firsthead

.

locationright

, rightlocation, location

return address is set right-justified in the sender’s extension; a logo, if applicable, will

be placed above it; the letterhead is automatically deactivated but can be reactivated

using option

firsthead

.

right

right-justified return address; an optional logo will be left justified; letterhead exten-

sions will be activated

fromrule=position

\setkomavar

{fromname}[description ]{contents }

\setkomavar

{fromaddress}[description ]{contents }

The sender’s name will be determined by variable fromname. Thereby the description (see

also

table 4.6

,

page 177

) will not be used by the predefined letterheads.

At the extended letterhead an optional horizontal rule below the name may be selected using

fromrule=aftername

. Alternatively this rule may be placed below the while sender using

fromrule=afteraddress

. A summary of all available rule position settings shows

table 4.5

.

The length of this rule is determined by pseudo-length fromrulewidth.

Default for the rule at the extended letterhead is false. But at the standard letterhead the

rule will always be placed below the sender’s name.

The sender’s address follows below the name. The content of variable fromaddress deter-

mines this address. The description (see also

table 4.6

) will not be used at the predefined

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

173

Table 4.5.: Possible values of option fromrule for the position of the rule in the from address with

scrlttr2

afteraddress

, below, on, true, yes

rule below the return address

aftername

rule directly below the sender’s name

false

, no, off

no rule

letterheads

The font of the whole address is determined by the element fromaddress. Modifications to

this may be defined with element fromname for the sender’s name and with element fromrule

for the rule, that may be activated using option fromrule. Nevertheless changing the font

style of the rule would make sense. But you may use the elements also to change the color,

e. g. color the rule gray instead of black. See [

Ker07

] for information about colors.

Example: Let’s now define the name of the sender at our letter example:

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromalign=false,

version=last]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\setkomavar{fromphone}{0\,12\,34~56\,78}

\setkomavar{fromemail}{[e-mail]}

\setkomavar{fromlogo}{\includegraphics{musterlogo}}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}

the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

174

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

John Public

Valley 2

54321 Public-Village

John Public, Valley 2, 54321 Public-Village

Joana Public

Hillside 1

12345 Public-City

January 15, 2017

Dear chairman,

the last general meeting was about one year ago. I want to remind you, that the

constitution of our club advises you to make a general meeting every six month. Because

of this I expect the executive board to detain such a meeting immediately.

Expecting an invitation

John Public

PS: I hope you accept this as an friendly demand note.

Enclosure: Compendium of the constitution with the general meeting paragraphs.

cc: executive board

all members

Figure 4.11.: result of a small letter with sender, addressee, opening, text, closing, postscript, distribu-

tion list, and enclosure (date and folding marks are defaults of DIN-letters): at left one

the standard letterhead using

fromalign=false

, at right one the extended letterhead

using

fromalign=center

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

First of all not the extended but the standard letterhead has been used. The result

is shown at the left side of

figure 4.11

. The right side shows almost the same letter

but with

fromalign=center

and therefore with the extended letterhead. You may

see, that this variation is without any rule.

For the first time

figure 4.11

also shows a signature below the closing phrase. This

has been generated automatically from the sender’s name. More information about

configuration of the signature may be found in

section 4.20

from

page 212

onward.

Now, the letter with extended letterhead should use option fromrule to print a

rule below the sender’s name:

Chapter 4: The New Letter Class scrlttr2

175

\documentclass[foldmarks=true,foldmarks=blmtP,

fromalign=center,fromrule=aftername,

version=last]{scrlttr2}

\usepackage[english]{babel}

\begin{document}

\setkomavar{fromname}{John Public}

\setkomavar{fromaddress}{Valley 2\\

54321 Public-Village}

\begin{letter}{%

Joana Public\\

Hillside 1\\

12345 Public-City%

}

\opening{Dear chairman,}

the last general meeting was about one year ago.

I want to remind you, that the constitution of our

club advises you to make a general meeting every

six month. Because of this I expect the executive

board to detain such a meeting immediately.

\closing{Expecting an invitation}

\ps PS: I hope you accept this as an friendly

demand note.

\setkomavar*{enclseparator}{Enclosure}

\encl{Compendium of the constitution with the

general meeting paragraphs.}

\cc{executive board\\all members}

\end{letter}

\end{document}

The result may be found at the right side of

figure 4.12

. In difference to this, the

left letter has been set once again with the standard letter head, that does not

react on the additional option.

An important note concerns the sender’s address: within the sender’s address, parts such as

street, P.O. Box, state, country, etc., are separated with a double backslash. Depending on how

the sender’s address is used, this double backslash will be interpreted differently and therefore

is not strictly always a line break. Paragraphs, vertical spacing and the like are usually not

allowed within the sender’s address declaration. One has to have very good knowledge of

scrlttr2 to use things like those mentioned above, intelligently. Another point to note is the

one should most certainly set the variables for return address (see variable

backaddress

,

page 182

) and signature (see variable

signature

,

page 212

) oneself.