Ochilgan yig’ma jildga quyidagi ma’lumotlar ko’rsatilgan muqova asosida rasmiylashtiriladi:
(korxonaning nomi)
______________________________________________________________
(tarkibiy bo’linmaning nomi)
№____________________________________________
(bob, qism) (nomenklatura indeksi)
____________________________________________(sarlavxasi) varaq_________________________________________________________ saqlansin (sana)
Farmoyishli hujjatlar (buyruqlar, farmoyishlar va x.q.) turlarga va xronologiyasiga (ilovalari bilan birga) ko’ra ish qog’ozlarda tartibga solinadi.
Shaxsiy yig’majilddagi hujjatlar quyidagi tartibda joylashtiriladi:
Shaxsiy ish qog’oziga qarashli hujjatlarni ichki ro’yxati;
Ishga qabul qilish haqida ariza (yo’llanma yoki tavsiyanoma);
Tayinlash, kuchirish, ishdan bo’shaganligi haqida buyruqdan ko’chirma;
Kadrlarni hisobga olish bo’yicha shaxsiy varaqaga qushimcha;
Rag’batlantirishni hisobga olish bo’yicha shaxsiy yig’majildiga qushimcha;
10. Ma’lumotnomalar va boshqa hujjatlar.
Hujjatlarni saqlash, ularni tashkilotlardan olish va berish qoidalari
Ijro etilgan hujjatlar ma’lum bir tizimda saqlanadi. Hujjatlar yigmajildi (delo) ni guruxlarga ajratishning eng keng tarqalgan belgilari quyidagilar hisoblanadi:
nominal belgi - bunda hujjatlar vazifasiga yoki nomiga ko’ra (hisobotlar, majlis bayonlari, dalolatnomalar, buyruqlar va xoqazo) birlashtiradi;
mualliflik belgisi - hujjatlar mualliflar (majlis va kengash majlis bayonlari, fan-texnika qo’mitasining qarori va xoqazo) bo’yicha birlashtiriladi;
Xronologik belgi - bunda hujjatlar qalendarь davrlari bo’yicha guruxlanadi (oylar bo’yicha hisobotlar);
korrespondentsiya belgisi - bunda hujjatlar kelish manbalari (vazirliklar, prezident apparati va xoqazo bilan yozishmalar) ga ko’ra birlashtiriladi;
geografik belgi - bunda hujjatlar bir shahar yoki tumanda bo’lgan tashkilotlar bo’yicha guruxlanadi.
