Sənədlərin yaranması və istifadə edilməsi prosesinin
hüquqi tənzimlənməsi
Kargüzarlıq prosesinin hüquqi reqlamentləşməsi sənədlərin tərtibi və rəsmiləşdirilməsindən
ibarətdir, t Bunun üçün də idarəetmə sahəsində sənədlərin rəsmiləşdirilməsi, hazırlanması
qaydası, sənədlərlə işləmə, ümumilikdə kargüzarlıq prosesi hüquqi cəhətdən tənzimlənməlidir.
Buna görə də idarələrdə, müəssisələrdə və təşkilatlarda kargüzarlığın aparılması qaydaları
qanunlara, qərarlara, dövlət standartlarına, kargüzarlığa dair təlimatlara və digər normativ hüquqi
aktlara cavab verməlidir. Bütün idarə, müəssisə və təşkilatlar üçün ümumi bir akt qanunlar və
vahid dövlət kargüzarlıq sisteminə aid olan təlimatlardır.-Kargüzarlıq proseslərini düzgün təşkil
etməkdən ötrü hər bir təşkilat özünün kargüzarlığının aparılmasına dair təlimatını hazırlayır.
Bunlara "İdarələrdə kargüzarlığın aparılması qaydaları" haqqında təlimat, "Ədliyyə və məhkəmə
orqanlarında kargüzarlığın aparılmasına dair" təlimat və digərləri daxildir.
Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminin yaradılması indi və gələcəkdə idarəetmə işlərinin və
onların təşkilatı fəaliyyətinin sənədləşdirilməsinin təkmilləşdirilməsidir. Müasir şəraitdə
kargüzarlıq
prosesinin
qanunauyğunluqla
gedişi
sənədləşdirmənin
bilavasitə
optiıııallaşdırılmasıdır.
Kargüzarlıq Sisteminin əsas qaydalarının aparılması üzrə normativlər kargüzarlığın kompleks
qaydaları və idarəetmə sənədlərinin hazırlanması, onların arxivlərə verilməsi prosesini müəyyən
edir.
Vahid dövlət kargüzarlıq sisteminə dair qanunların və təlimatların məqsədi xidməti
mə'lumatlarm hazırlanma forma və mclodlaıını təcrübədə özünü doğrultmuş ümumi normalara
çatdırmaqdan ibarətdir.
'VDKS, Beynəlxalq Yazışmalar Sistemi ilə birlikdə tətbiq olun- malıdıı Burada ümumi dövlət
sisteminə uyğun olaraq Beynəlxalq Yazışmalar Sistemi qarşılıqlı aparılmalı, milli kargüzarlıq
prosesi pozulmamalıdır.
8
BYS və VDKS ümumi hissədən ayrı-ayrı mövzu bölmələrindən ibarətdir. ®YS və VDKS
tətbiq etmədən əvvəl dövlət aparatının ayrı-ayrı sahələrini, idarəetmə sənədlərinin ümumi
qanunauyğunluğunu bilmək lazımdır.
BYS və VDKS-nin ümumi hissəsində kargüzarlıq haqqında məlumatlar verilmişdir. äBurada
qeyd olunur ki, kargüzarlıq idarəetmə prosesində idarəetmə funksiyasını yerinə yetirən
sənədləşdirmə və sənələrlə işin təşkilinə deyilir.
BYS və VDKS-nin ümumi qaydaları bütün idarələrdə hazırlanan təşkilati-sərəncamverici
sənədlərin hazırlanmasına tətbiq edilir. İnzibati və xüsusi kargüzarlığın aparılmasında birincidən
fərqli olaraq, xüsusi kargüzarlıq üçün ayrıca normalar, qaydalar, təlimatlar işlənilir.
BYS və VDKS-nin başlıca məqsədi sənədləşmə əməliyyatının təkmilləşdirilməsinin aşağıdakı
formalarda aparılması təklifləridir. Bunlara aiddir:
-
sənədlərlə işləmənin forma və metodlarının təkmilləşdirilməsi; sənədlərin vahid forması və
standartlaşdırılması;
-
kargüzarlıq prosesinin mexanikləşdirilməsi və avtomatlaşdırılması.
Təlimatlar və VDKS idarələrdə sənədlərlə işin təşkilini, kargüzarlıq xidmətinin birtipli
quruluşunu və funksiyasını, işçilərin vəzifə nomenklaturasını, kargüzar heyətinin sayını, iş
normalarını, əmək şəraitini və təşkilati texnika sistemlərinin ümumi qaydalarını müəyyən edir.
Təlimatlar və Vahid Dövlət Kargüzarlıq Sistemi əsasında sənəd dövriyyəsi təşkil edilir. ;Sənəd
dövriyyəsinə uyğun olaraq idarələr
dörd dərəcəyə bölünür. lİdarələr texniki baxımdan sənədləşdirmə işlərinin həcmindən və ərazi
bölgü sahəsindən asılı olaraq kargüzarlıq prosesi bütöv və hissə ilə mərkəzləşdirilir.
«Nazirliklər və digər baş idarələr Qanunlar və VDKS əsasında özlərinin idarəetmə
xüsusiyyətinə uyğun olaraq kargüzarlığın aparılmasına dair təlimatını hazırlayır.
4
Bu təlimatda
konkret qaydalar əks olunur. İdarənin xüsusi kargüzarlığına ayrıca yer verilir.
^Kargüzarığa dair təlimatın və VDKS-nin mövzu bölmələri aşağıdakılardan ibarətdir:
xidməti sənədlərin hazırlanması qaydaları;
-
sənəd dövriyyəsinin təşkili;
-
sənədlərin qeydiyyatı və məlumat aparatının qurulması; sənədlərin icrasına nəzarətin təşkili;
-
işlərin formalaşdırılması və nomenklaturasının təşkili;
-
saxlamaq və istifadə etməkdən ötrü sənədlərin hazırlanması;
9
-
kargüzarlıq heyətinin əməyinin təşkili;
-
kargüzarlıq prosesinin mexanikləşdirilməsi və avtomatlaşdırılması.
-
İdarələrdə BYS və VDKS-nin müasir tətbiqinin böyük əhəmiyyəti vardır. Burada idarəetmə
prosesi sürətlənir, idarəetmə mədəniyyəti yüksəlir və ümumilikdə sənədlərlə iş prosesi qanunauy-
ğunluqla icra edilir.
İdarələrdə və müəssisələrdə vahid dövlət kargüzarlıq sisteminin tətbiqi üzrə təşkilati tədbirlər
aşağıdakı kimi olmalıdır:
-
Bütün idarələrdə bilavasitə VDKS-nin tətbiqi, kargüzarlıq bölmələrinə dair əsasnamə
hazılanmalı və müxtəlif kateqoriyalı kargüzar işçiləri üçün vəzifə təlimatları tərtib edilməlidir;
-
VDKS-nin tətbiqi üçün material - texniki təminat olmalı, yeni sənəd blankları dövlət
standartlarına uyğun hazırlanmalı, qeydiyyat formaları, yeni saxlanma qaydaları tətbiq edilməli,
müasir texniki vasitələrdən istifadə olunmalıdır;
-
milli kargüzarlığın aparılması qaydaları öyrədilməlidir;
-
beynəlxalq kargüzarlıq sisteminin tətbiqi qaydalarından istifadə olunmalı və nəzarətə
götürülməlidir.
-
Sənədləşmə işlərinin aparılmasının vahidliyini təmin etmək üçün dövlət standartlarından
istifadə olunur. Dövlət standartları aşağıdakı prinsiplərə əsaslanır:
-
idarəetmə sənədlərinin üzərində rekvizitlərin qoyulması qaydalarına;
-
sənədlərin tərtibində kompüter proqramlarından istifadə edilməsinə;
-
vahid sənəd formalarının tərtib olunmasına;
-
sənədlərin tərtibində iş sərfinin azaldılmasına.
Başqa idarəetmə sahələrinin də özünə məxsus sənədləri vardır ki. onlar xüsusi təlimatlarla
tənzimlənilir. Məxfi kargüzarlığın icrası üçün ayrıca normativ aktlar fəaliyyət göstərir.
|