Mövzu Layihə nədir? Layihəni xarakterizə edən əsas xüsusiyyətlər

Sponsor – layihənin əsas təminatçısı (maliyyə, digər).
Layihə meneceri – layihənin məqsədlərinə nail olmağa cavabdeh əsas şəxs. Bu məqsədlə layihənin bütün resursları layihə menecerinin sərəncamında olur.
Əsas komanda üzvü – əsas komanda üzvü layihə menecerinin rəhbərliyi altında fəaliyyət göstərir, layihənin əsas icraçısı hesab olunur.
Komanda üzvü – layihə çərçivəsində müəyyən tapşırıqları, işləri həyata keçirirlər. Məsələn, İT mütəxəssisi, mühasib və s.
Müştəri – layihənin nəticəsindən faydalanan (zərər görən), son məhsulundan istifadə edən şəxslərdir. Qeyd edək ki, layihənin nəticəsi və ya məhsulu müştəriləri qane etməzsə, həmin layihə uğurlu sayıla bilməz.
Təchizatçı – layihəni lazım olan materiallarla, məhsul və xidmətlərlə təmin edir.
Steykholder – layihədə marağı olan digər şəxslərdir. Buraya kredit təşkilatları, dövlət institutları, səhmdarlar və s. aid ola bilər.
Layihə planında bütün insan resurslarının rollarını, iş bölgüsünü, hesabatlılığı aydın şəkildə göstərmək lazımdır. Əgər hesabatlılıq sistemi düzgün qurulmazsa, layihənin işinə nəzarət çətinləşir. Bundan başqa, layihə komanda işi olduğundan, bütün komanda üzvlərinin layihənin məqsədlərini bilməsinə, hamının həmin məqsədlərə doğru irəliləməsinə əmin olmaq lazımdır.
Layihənin əsas mənfi cəhətlərindən biri onun maliyyələşmə mənbəyinin məhdud olmasıdır. Vəsaitin qənaətlə istifadə olunmaması həmin layihənin uğursuzluğu ilə nəticələnə bilər. Ona görə də layihənin idarə olunması proaktiv yanaşma tələb edir. Yəni, qərarvermədən öncə bütün alternativlər nəzərdən keçirilməli, qiymətləndirilməlidir. Başqa sözlə, səhvin düzəldil­məsi şansı və imkanı çox azdır.
1.2.Layihənin həyata keçirilməsi mərhələləri
Layihə 5 əsas mərhələdən ibarətdir:
1) Təşəbbüs
2) Planlaşdırma
3) İcra
4) Monitorinq
5) Bağlanış
Layihənin həyata keçirilməsinə qərar verildikdən (təşəb­büs mərhələsi) sonra planlaşdırma prosesində layihənin məqsədləri, resursları, vasitələr, iş qrafiki, iş bölgüsü, səla­hiyyətlər, hesabatlılıq sistemi və s. müəyyən edilir. Bundan baş­qa layihənin vizyonu və (və ya) missiyası müəyyənləşdirilir. Məq­sədlər qoyularkən onların aydın, spesifik, real olmasına diqqət yetirilməlidir. Məqsədlər qısa, orta və uzunmüddətli olmaqla plan­laş­manın əsasını təşkil edir. Məqsədlər ambisiyalı olmaqla yanaşı, həm də real olmalıdır. Qısa və ortamüddətli məqsədlərə çatmaq üçün konkret hədəflər və müddət müəyyən edilir. Plan­laş­dırmada alternativ planların ssenarilərin hazırlanması çox faydalıdır.
Layihənin planlaşdırılmasında bütün maraqlı tərəflərin təsiri və marağı nəzərə alınmalıdır. Bu məqsədlə ilk öncə GZİT (SWOT) təhlilinin aparılması faydalıdır. GZİT təhlili vasitəsilə layihə mühiti qiymətləndirilir. Burada:
G – güclü cəhətlər
Z – zəif cəhətlər
İ – imkanlar
T – təhlükələr
GZİT təhlili həm layihənin daxili mühitini (G və Z), həm də xarici mühitini (İ, T) araşdırmağa imkan verir. Layihənin güclü cəhətlərindən maksimum səmərəli istifadə etməklə imkanlardan yararlanmalı, eyni zamanda potensial təhlükələr nəzərə alınmalıdır.
Layihənin uğurunun əsas hərəkətverici qüvvəsi komanda işinin, liderliyin düzgün qurulması, komandada motivasiyasının necə həyata keçirilməsindən asılıdır. Lider yeganə aləti olan ünsiyyətdən səmərəli istifadə etməklə, motivasiyaya nail ola bilər.
Layihənin icrası zamanı layihə menecerinin lider kimi əsas missiyası motivasiya olduğu halda, menecer kimi əsas işi nə­za­rət olacaqdır. Nəzarət həm resursların istifadəsini (səmə­rəlilik), həm də məqsədlərə nə dərəcədə nail olmağı (effektivlik) nəzərdə tutur. Nəzarətin əsasını düzgün, vaxtlı hesabatlılıq təşkil edir.
Layihələrə bəzən “şirkət içində şirkət” və ya “biznes içində biznes” deyirlər. Çünki layihələrdə də şirkətlərdə olan bir çox funksiyalar, quruluşlar olur. Məsələn, layihədə də şirkətdə olduğu kimi, missiya, məqsədlər, resurslar, menecment, hesabatlıq və s. olur. Bu səbəbdən müxtəlif layihələrdə təmsil olunarkən işçilər ümumi biznes bacarıqlarını artıra bilirlər. Bunlara aşağıdakı bilik və bacarıqlar aiddir:
– Layihələrə yanaşma
– Hədəflərin müəyyənləşdirilməsi
– Resursların əldə olunması
– Resursların effektiv və səmərəli istifadəsi
– Kommunikasiya (ünsiyyət) bilikləri
– Danışıqlar aparmaq
– Çatışmazlıqların aşkarlanması və s.
Layihənin planı hazırlanarkən mövcud və tələb olunan bütün resurslar nəzərə alınmalıdır. Bu zaman mümkün qədər realist olmalı, bütün potensial risklər nəzərə alınmalıdır. Bəzi menecerlərə “optimizm qərəzi” realist planlaşdırmaya mane olur. Eyni zamanda, layihədə hər bir xərc iqtisadi əsaslan­dırılmalıdır. Bunu düzgün xərc-gəlir analizi vasitəsilə etmək mümkündür.
Layihə o zaman məqbul hesab edilir ki, həm layihənin məqsədlərinə nail olunsun, həm də layihədən gözlənilən ümumi fayda (iqtisadi, sosial və s.) layihəyə çəkilən xərcdən artıq olsun. Konkret biznes layihəsindən danışırıqsa, burada ümumi gəlirlər xərclərdən artıq olmalıdır. Biznes layihələrinin qiymətləndirilməsi üçün bir çox modellər mövcuddur. Bunlardan ən çox istifadə olunanları XCD (xalis cari dəyər) və DRN (daxili rentabellik norması) modelləridir. Biznes layihələri qəbul edilərkən layihənin alternativ dəyəri mütləq nəzərə alınmalıdır. Yəni alternativ layihələrdən o layihə seçilməlidir ki, həmin layihənin seçilməsi ilə imtina edilmiş potensial gəlirlər minimum olsun.


1.3. Layihədə işlərin vaxta görə bölgüsü
Layihədə işlərin vaxta görə bölgüsü üçün Qantt diaq­ramından istifadə olunur. Qantt diaqramında sol tərəfdə görüləcək işlər, sağ yuxarı tərəfdə isə vaxt göstərilir. Aşağıdakı nümunədə əyani şəkildə görə bilərik (şəkil 1.1.):

İşlər	Vaxt (həftələr)
	1	2	3	4	5	6	7	8	9
Planlaşdırma
Təchizatçı­lardan materiallar üçün təkliflər almaq
Təchizatçı­nın seçilməsi və sifarişlərin verilməsi
İstehsal sahəsinin hazır vəziyyətə gətirilməsi
İstehsal prosesi
Məhsulun sınağı
Qablaş­dı­­rılma
Yekun işlər

Şəkil 1.1. Layihədə işlərin vaxta görə bölgüsü.


Diaqramdan göründüyü kimi, işlər məntiqi ardıcıllıqla sıralanır. Bəzi işlər isə eyni vaxtda həyata keçirilə bilər. Qantt diaqramının tərtibinin əsas məqsədi effektiv nəzarətə nail olmaq­dır. Layihə menecerləri Qantt diaqramına əsasən gündə­lik olaraq işlərin qaydasında gedib-getmədiyini, eyni zamanda, kənarlaşmaları müəyyən edə bilir.
Hazırda Qantt diaqramı da daxil olmaqla, layihə menec­mentinin əksər alətləri kompüter proqramları (ERP, CRM və s.) vasitəsilə daha operativ şəkildə istifadə olunur.
Layihənin riskinin minimuma endirilməsi məqsədilə taktiki addımların alternativ (kontingent) planlaşdırması çox fayda­lıdır. Alternativ planlaşdırma o məqsədlə edilir ki, layihənin icrası zamanı taktiki addımlardan hər hansı biri uğursuzluqla nəticələnərsə və ya potensial təhlükə müəyyən edilərsə, alter­nativ plan üzrə hərəkət edilsin. Məsələn, hər hansı materialın idxalında gecikmə baş ver­diyi halda hansı alternativ materiallardan istifadə edilə biləcəyi əvvəlcədən müəyyənləşdirilir.
Layihənin uğuru komanda işinin səmərəli təşkilindən çox asılıdır. Layihə meneceri işlərin düzgün, səmərəli deleqsiyası ilə məqsədə daha asan şəkildə nail ola bilər. Bu zaman əsas amil işin məqsədinin icraçılara izah olunmasıdır. Başqa sözlə desək, işlər məqsədi ilə birlikdə deleqasiya olunduqda daha effektiv olur. İşin bilavasitə icraçıları işin son məqsədini bil­dikdə məqsədə daha qısa məsafə ilə çatmaq olur.
Komanda üzvlərində tənqidi yanaşma təşviq edilməlidir. Amma tənqid konstruktiv deyilsə, çox zərərlidir. Hər hansı halı tənqid edən şəxs daha yaxşı alternativ təklif edə bilmirsə, bu, konstruktiv tənqid sayıla bilməz.
Layihələrdə informasiyanın idarə edilməsi olduqca mü­hümdür. Bütün komanda üzvlərinin lazımi informasiyalara çıxı­şı təmin edilməlidir. Bunlara iş bölgüsü, layihənin mərhələləri, sərəncamda olan resurslar, planın yerinə yetirilmə vəziyyəti və s. aiddir. Böyük layihələrdə adətən informasiya koordinatoru təyin edilir. Onun işi komanda üzvlərini lazımi informasiya ilə təchiz etməkdir. Layihədə informasiyanın daha çevik və key­fiyyətli şəkildə idarə olunması üçün bir sıra proqram paketləri meydana gəlmişdir. Əksər CRM və ERP proqramları da layihə informasiyasının keyfiyyətli idarə olunmasına və saxla­nılmasına imkan verir.
Bəzən situasiyadan asılı olaraq layihənin planına dəyişiklik edilməsinə, taktiki məqsədlərin dəyişdirilməsinə ehtiyac yaranır. Bu halda komanda üzvləri mümkün qədər tez xəbərdar edilməlidir. Çünki müəyyən məqsədlər uğrunda “vuruşan” işçilərə məqsədin artıq dəyişildiyi bildirələrsə, bu, demotivasiyaya səbəb ola bilər. Bu amili nəzərə alaraq dəyişiklik prosesinə bütün işçilər cəlb edilməli, qərarlar hamıya izah edilməlidir.