Development of internal corporate communication

Table of Contents

 

 

1

 

Introduction ......................................................................................... 6

 

1.1

 

The company FIEGE ........................................................................ 4

 

1.2

 

Description of the company structure .................................................. 5

 

1.3

 

Description of current development needs ............................................ 4

 

2

 

Research ............................................................................................. 4

 

2.1

 

Research problem .......................................................................... 5

 

2.2

 

The main research questions ............................................................. 5

 

2.3

 

Research method and difference between quantitative and qualitative 

methodology ........................................................................................ 6

 

2.4

 

Research design ............................................................................ 6

 

2.4.1

 

Classification of designs ........................................................... 7

 

2.4.2

 

Elements of research design ..................................................... 8

 

2.4.3

 

Methodology ....................................................................... 10

 

2.4.4

 

Research techniques ............................................................. 13

 

2.4.5

 

Sampling: participants of the research ....................................... 14

 

2.5

 

Application of research and data collection ........................................ 14

 

2.6

 

Data analysis .............................................................................. 15

 

2.7

 

Determinate expected outcome ....................................................... 15

 

2.8

 

Conclusion ................................................................................. 16

 

3

 

Knowledge base .................................................................................. 16

 

3.1

 

Internal communication ................................................................. 16

 

3.2

 

History of internal communication, development and changes ................. 18

 

3.3

 

Activities in internal communication ................................................. 18

 

3.4

 

Communication as process ............................................................. 19

 

3.4.1

 

Organization communication as people ...................................... 19

 

3.4.2

 

Organization communication as messages ................................... 20

 

3.4.3

 

Organization communication as meaning .................................... 20

 

3.4.4

 

Organization communication as purpose ..................................... 20

 

3.5

 

Communication channels ............................................................... 21

 

3.5.1

 

Face to face ....................................................................... 21

 

3.5.2

 

Print ................................................................................ 22

 

3.5.3

 

Broadcast and audio-visual ..................................................... 22

 

3.5.4

 

Internet driven .................................................................... 22

 

3.5.5

 

Corporate glue – games, etc.................................................... 23

 

3.5.6

 

Events .............................................................................. 23

 

3.5.7

 

Environment ....................................................................... 23

 

3.5.8

 

Corporate social responsibility ................................................. 23

 

3.6

 

Responsibilities in internal communication ......................................... 24

 

---

 

3.7

 

Knowledge management ................................................................ 24

 

3.8

 

Information communication technology (ICT) ...................................... 25

 

3.8.1

 

Effect of ICT on management .................................................. 25

 

3.8.2

 

Types of information and communication systems ......................... 26

 

3.8.3

 

Forms of electronic communication .......................................... 27

 

3.9

 

Communication strategy ................................................................ 28

 

3.9.1

 

Action quotation .................................................................. 29

 

3.9.2

 

People channels .................................................................. 30

 

3.10

 

Conclusion ................................................................................. 31

 

4

 

Implementation .................................................................................. 31

 

4.1

 

Stages of the project in chronological order ........................................ 31

 

4.1.1

 

Interview’s preparation, checklist ............................................ 32

 

4.1.2

 

Selection of participants ........................................................ 33

 

4.1.3

 

Organization of interviews- time line and meetings with participants . 34

 

4.1.4

 

Interviewing individuals ......................................................... 34

 

4.1.5

 

Evaluation of interviews ........................................................ 34

 

4.1.6

 

Preparation for analysis ......................................................... 35

 

4.2

 

Possible results and outcome .......................................................... 35

 

4.3

 

Research analysis ................................................................................ 35

 

4.4

 

How do you feel about company meetings and how would you evaluate them?35

 

4.5

 

Social media at work .................................................................... 36

 

4.6

 

Are you familiar with changes/happenings in the company? ..................... 37

 

4.7

 

Main problem in internal communication ............................................ 38

 

5

 

Conclusion ......................................................................................... 39

 

6

 

Plan of improvements ........................................................................... 41

 

6.1

 

Main communication issues ............................................................. 41

 

6.2

 

Improvements for communication .................................................... 42

 

6.3

 

Recommendation, summary ............................................................ 43

 

References ................................................................................................ 45

 

Illustrations ........................................................ Chyba! Záložka není definována.

 

Figures ..................................................................................................... 46

 

Tables ............................................................... Chyba! Záložka není definována.

 

Appendices ................................................................................................ 47

 

 

 

 

 

---

 

 

1 

Introduction

 

People communicate everyday with each other, at different places: school, work, shop, and 

at home, with different technologies and languages. As the technology develops we use it 

more in communication: e-mail, chat, mobile, blogs and other media to make the communi-

cations more efficient. (Denisova 2007, 6) Communication between employees and managers 

has developed in past years. Information that is inside the company carried by their members 

represents the advantage or disadvantage of the organization. Nowadays communication has 

become an important part of organization success. Internal communications between compa-

ny’s members are significant for company activities. 

 

This thesis main focus is on internal communication in the company FIEGE. In the company 

management team has been changed in the past years which had effected current communi-

cation inside the company. Due to globalization, market changes and other developments, 

roles of employees and managers are different than before. “Today’s employee is a different 

person in term of values and needs than his or her counterpart in earlier decades. Most of 

today’s employees are well-educated, have higher expectations for what they will get out of 

their careers than their parents did, and they want to understand more about the companies 

they work for.”(Agenti 2007, 137) Employees have to be communicating in order to motive 

them, support and receive good results from them. Communication has always been part of 

manager’s role in an organization. Now with increasing speed of information transfer and 

larger scope of information manager’s role in communication is more important than before. 

(Szukala & O’Conner 2000, 5) It is important that manager understands how vital communica-

tion is in his or her organization.  

 

FIEGE, logistics company has to react faster on customer needs and market changes. There-

fore internal communication is important for being competitive on the market. In FIEGE each 

employee has its own way of communication and they do not communicate with each other 

efficiently enough. Company has several brands and each brand is responsible for its activi-

ties, has its own brand manager and its own business, which they do not share with other 

branches. Each of the branch members is interested in their own site and do not communi-

cate to other sites or cooperate with others. Management board has changed couple of times 

in past five years and that has affected communication. What is the main communication 

problem and how to develop the communication inside FIEGE will be presented following the-

sis.  

 

FIEGE is a family owned company which operates its business in European countries, Asia and 

Russia. Key business of the company is to contract logistics, which can be described as full 

service provider of logistics services. In this business is important that processes are synchro-

---

 

nized and everybody work together to deliver good quality services to clients. All of the pro-

cesses in logistics are provided by employees who are the key factor in all processes. Effec-

tive communication leads to efficient operation that delivers good services to customers. In 

logistics each member has its own role in operation. Warehouse worker has to prepare goods 

for delivery and at the same time dispatcher has to arrange the delivery of goods. Financial 

department has to send an invoice to customer in order to receive payment for services that 

has been provided to the customer. Following thesis is going to focus on corporate internal 

communication, what is the main problem and how it can be improved in company FIEGE. 

Outcome of the thesis is going to be the plan for the company to improve corporate internal 

communication. 

 

First part of the study is introduced “communication” and how it is defined. After we found 

out what communication is, its definition we will described the company FIEGE, its structure, 

activities, and development needs. The next part is about research, research questions, 

methodology, techniques and description of analysis. In this part is going to be explained: 

how the research is realized, what is the expectation of the research, how it is applied, ana-

lyzed and concluded at the end. After the research part comes knowledge base of the study 

where are written a theoretical findings about studied subject. At first is described what 

communication is, which channels and strategy in communication are.  

 

Implementation describes stages that the research is going to take in account in this study. 

This part is composed of preparation, selection of participants, organization, and evaluation 

of the research. Possible results and description of conclusion are also part of implementation 

in this thesis. Research analysis and collusion is the last part of this thesis. At this stage are 

written what are the research questions and the answers of respondents. Conclusion repre-

sents the result of the study. Outcome of this thesis is a plan for development that answers a 

question, how the communication can be improved in FIEGE group.  

 

 

1.1 

The company FIEGE 

 

FIEGE Group is a family owned logistics company and was established in 1873 by Johan Joseph 

Fiege in Muenster, Germany. Company’s main focus is on contract logistics, which is complex 

of following activities: warehousing, manipulation, transport and distribution, air & ocean 

services, engineering and value added services and e-commerce, e-fulfillment, and custom-

ized services. The company performance is mainly on business to business sector with focus 

on eight industries: fashion, healthcare, and industrial goods, fast moving consumer (e.g. 

food) and durables consumer goods (e.g. fridge, car), retail, media and tires.  

---

 

FIEGE has 11 000 employees, 200 branches and operates in 18 countries in 2012. The company 

growth was double in past years and in 2010 it has reached 1.5 billion euros.  

(www.fiege.com)  

 

 

1.2 

Description of the company structure 

 

Chief Executive Officer (CEO) is always the person responsible for all activities in the country 

and all chiefs of departments are reporting to country CEO. All countries have to report their 

activities to regional CEO and he or she controls all the organization activities and reports 

them to the management board. Case company has functional organization structure, on the 

top of the organization is CEO and under him or her are different departments. Head of de-

partments have their own role. On the top of the department is always a responsible person 

for each department activities and results. (Lynch 2006, 590) 

 

FIEGE group has the similar structure in all countries and usually have following departments:  

Marketing, Business Development (BUSINESS DEVELOPMENT), Human Resources (HR), Opera-

tions, Information technology (IT), Financials and Chief Executive Officer of country organiza-

tion, who is responsible for activities of all departments. Communication between depart-

ments and individuals is on national and international level and English is used as main corpo-

rate language. (

www.fiege.com

) 

 

The Figure number 1.represensts FIEGE organization structure, according to the Lynch defini-

tion (2006, 590) FIEGE has functional organization structure. FIEGE is family owned company, 

and in the board management is fifth generation of the Fiege family. On the top of the com-

pany is management board; below the board are directors responsible for regional activities. 

CEO of a country report to regional directors, each CEO is responsible for all country activi-

ties. Below CEO is his or her Assistant, and team of managers or chiefs who are in charge for 

different kind of activities in the organization. Usually each manager has its team of employ-

ees such as administration workers. Administration workers report to their managers or 

chiefs. The table below shows how the organization structure in the Czech Republic.  

 

 

 

 

 

 

 

---

 

Figure 1: FIEGE Company structure: 

18.11.2011

1

1

1

1

Operative Manager

Warehouse Manager

1

Assistant

HR and controlling

2

IT specialist

Distribution Manager

Admin. worker

Dispatcher